Организационные формы использования архивных документов

В настоящее время насущной проблемой становится организация эффективная системы работы с документами. Однако, на многих предприятиях потребности руководства в такой информации не удовлетворяются. Это сказывается негативно на общей эффективности обеспечения руководства информацией бухгалтерского учета, необходимой для управления. В этой связи вопросы совершенствования действующей на предприятии систем учета и хранения первичных документов становится крайне актуальной.
Понятно, что обеспечить своевременное прохождение документами каждого этапа движения можно только посредством установления специального регламента, который обычно называют графиком документооборота. Разработка такого графика входит в обязанности главного бухгалтера компании, а утверждение осуществляется руководителем. При разработке графика документооборота главный бухгалтер должен руководствоваться принципом рациональности, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, а также определять минимальный срок его нахождения в подразделении. При этом следует учитывать, что график должен способствовать улучшению всей учетной работы в целом и усилению контрольных функций бухгалтерского учета. В силу того что все исполнители графика документооборота обязаны его соблюдать, то, понятно, что они с ним должны быть ознакомлены. Для этого каждому исполнителю необходимо вручают выписку из графика, в которой перечислены все документы, относящиеся к сфере деятельности конкретного сотрудника, с указанием адресов и сроков представления документов.
Актуальность данной работы состоит в том, что информация по исследуемому вопросу востребована в современных предприятиях, так как бухгалтерский учет немыслим без первичных документов и у всех предприятий встает вопрос об их хранении. Кроме того, предприятиям приходится сталкиваться с различного рода проверками, а также с архивным хранением документов.
Целью данной работы является рассмотрение порядка...

Данная работа посвящена вопросам порядка хранения документов у предприятий и организаций.
В процессе написания работы выяснено, что документы, срок хранения которых истек, и которые не подлежат приему в государственные и муниципальные архивы, можно уничтожить. Документы, подлежащие уничтожению, можно сдать как макулатуру специализированной организации, занимающейся переработкой вторичного сырья, или уничтожить иным образом, например, с помощью технических средств, сжигания, разрыва, разрушения, списания записи на носителе информации.
Регистрация факта физического уничтожения документов, срок хранения которых истек, оформляется актом, утвержденным руководителем организации.
Таким образом, задачи работы можно считать выполненными.