Электронный документооборот в организации

Внедрение электронного документооборота в организации предусматривает повышенные требования к конфиденциальности. Сейчас без электронного документооборота невозможно вести дела - слишком велики объемы передаваемой и хранимой информации, к тому же бумажные носители крайне ненадежны.
Электронный документооборот — это движение электронных документов на предприятии и деятельность по организации этого движения. При этом, как правило, подразумевается полный цикл автоматизации движения документа (от получения или порождения до отправки или перевода в архив) и существенное (вплоть до нуля) сокращение объема использования бумажных документов. При этом электронный и безбумажный документооборот — не одно и то же, так как и электронный документооборот может оперировать (зачастую так и происходит) в том числе образами (отсканированными оригиналами) бумажных документов. Не всегда очевидна разница двух понятий: «делопроизводство» и «документооборот».
Целью данной работы является проведение исследования технологии электронного документооборота в организации. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1) определить сущность и основные понятия электронного документооборота,
2) исследовать внутренний электронный документооборот,
3) изучить особенности регистрации и хранение электронных документов,
4) исследовать особенности электронных систем управления документооборотом.
Объектом исследования является документооборот. Предметом исследования выступают технологии организации электронного документооборота.

В настоящее время широкое распространение получает электронный документооборот в организации как один из видов электронного взаимодействия между сторонами информационного обмена. Одновременно с внедрением средств обеспечения электронного документооборота (систем документооборота) и, как следствие, повышением производительности предприятия, возрастает вероятность реализации угроз информационной безопасности, которым могут быть подвержены информационные ресурсы организации.
Система электронного документооборота (СЭД) имеет одну очень важную особенность – система может быть внедрена либо повсеместно или же эффективность от ее применения будет незначительной. Из этого можно сделать вывод, что одна из основных проблем внедрения электронного документооборота в организации связана с тем, что в любом предприятии есть такие люди, которые стремятся избегать чего – то нового. Это связано с тем, что многие сотрудники организации не желают заново обучаться или переобучатся нововведениям.
Преимуществами электронного документооборота являются:
- обеспечение эффективного поиска нужного документа в любой момент времени, когда включен компьютер в офисе (всегда в рабочее время, ну или почти всегда). Следовательно, эффективно налажена оперативная работа с документами – исполнение, контроль, анализ и т.д.
- Прозрачность работы с документами и эффективный контроль исполнительской дисциплины – как сотрудник, так и руководство может в любой момент узнать, сколько и какие именно документы находятся на исполнении у каждого конкретного специалиста, а также просрочен ли срок выполнения поручения (в том числе с помощью формирования различных отчетов и журналов).