Оптимизация и управление документооборотом корпорации ООО «ЭЙ энд ДИ РУС»

Введение

Актуальность темы заключается в том, что использование современных решений по управлению документооборотом позволяет снизить риски потерь критически важной для бизнеса информации, высвободить наиболее квалифицированных менеджеров и специалистов от рутинной работы и обеспечить им условия для эффективного производительного труда с использованием управляемого процесса накопления знаний и опыта.
Деятельность любой организации (предприятия, учреждения), в том числе финансовая, отражается в различного рода документах. С учетом общественной значимости документирования управленческой деятельности, необходимости обеспечения эффективного взаимодействия государственных органов и организаций различных отраслей эти вопросы охватываются системой государственного регулирования на законодательном уровне и на уровне подзаконных нормативных актов. Вместе с тем значительная часть вопросов, связанных с организацией и технологией работы с документами, на государственном уровне не регламентируется, да и не должна регламентироваться. Данные вопросы составляют область корпоративного регулирования документационного обеспечения управления, которое должно быть направлено на создание системы работы с документами, учитывающей особенности документирования деятельности конкретной организации, характеристики ее структуры, персонала, технической базы, финансовые возможности, а также управленческие традиции и другие существенные факторы.
Практически в каждой организации проявляются «центростремительные» и «центробежные» тенденции, связанные как с закреплением правил работы с документами, так и с выработкой новых подходов, а иногда и с отступлением от установленных правил. Под влиянием одновременно действующих факторов внешнего и внутреннего порядка (изменения организационной структуры, новые информационные технологии, проявление корпоративной культуры и индивидуальной управленческой культуры, квалификация работников и др.) существует постоянная необходимость оптимизировать...

Заключение

Документооборот - это создание первичных учетных документов или получение их от других организаций, их принятие к учету, обработка, передача в архив.
Цель систем управления документацией - распределить об¬щие информационные ресурсы компании таким образом, что¬бы они оставались под надёжной защитой, и чтобы их можно было найти, получить или переслать.
Причиной большинства проблем бумажного делопроизводства является изначальное противоречие между требованиями централизованного управления документооборотом и децентрализованной технологией их учета.
Одной из ключевых задач при создании эффективной корпоративной информационной системы является автоматизация корпоративного документооборота.
В последние годы применение корпоративных систем автоматизации документооборота становится ключевым направлением совершенствования информационного и документационного обеспечения управленческой деятельности.
Прежде всего внедрение корпоративных систем автоматизации документооборота позволяет устранить имевшиеся недостатки в работе с документами (утери документов, задержка исполнения и т.п.).
Таким образом, корпоративная система документооборота, главной задачей которой является совершенствование информационного и документационного обеспечения управления, выступает как важное средство повышения качества менеджмента и формирования корпоративной культуры организации. Ее внедрение, с одной стороны, обусловлено интеграционными процессами в менеджменте, а с другой - относится к ключевым факторам повышения интеграции и управляемости. Именно в повышении управляемости организации заключается основное проявление эффективности корпоративной системы документооборота.
Выпускная квалификационная работа выполнена на материалах ООО «ЭЙ энд ДИ РУС» - сети магазинов в России. Основной вид торгового представительства ООО «ЭЙ энд ДИ РУС» в г. Москва – розничная и оптовая торговля продукцией корпорации.
Анализ основных показателей деятельности предприятия показал, что ООО...