Информационные и коммуникационные технологии в документационном обеспечении управления архивоведения

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и
тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.
Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и
потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и
политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности
управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение
всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников.
От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация
представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их
подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (Inte
ational Standards Organization), управление документами
становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и
данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время
необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.
Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые
увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в
предприятиях любой формы собственности...

Основным направлением совершенствования технологии обработки документов является внедрение компьютерных систем обработки
информации. Эффективным также является применение нормативно-методических документов по документационному обеспечению
управления в виде электронных текстов в корпоративной сети. Электронные сообщения являются наиболее оперативным, удобным и
надежным средством документационного обеспечения управления.
Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию
принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом, выполнения справочно-аналитической работы, а также
использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу Управления делами на качественно иной уровень и будет
способствовать повышению ее оперативности.
Также система автоматизации делопроизводства позволит снизить трудозатраты на создание документов, их передачу, контроль исполнения,
сохранение и быстрый поиск информации.
В целом, анализируя результаты внедрения вычислительной техники в организацию делопроизводственного обслуживания, можно сделать
вывод о том, что соответствующий требованиям уровень обработки больших массивов информации, а также оперативность работ по
делопроизводственному обслуживанию возможны только при внедрении в делопроизводственную службу современных средств
вычислительной техники.
В наше время любой труд совершенствуется путем внедрения вычислительной техники. В сфере управления можно механизировать работу с
документами и автоматизировать обработку информации, содержащейся в документах. Машина предъявляет жесткие требования к формату,
порядку оформления, изложению текста обрабатываемых документов.
Список использованной литературы
Информатика. Базовый курс. / Под ред. С.В. Симоновича. – СПб: Питер, 2004, 640с.
Информатика: Учебник/ Под ред. Проф. Н.В. Макаровой. -3-е изд. – М.:Финансы и статистика, 2006, 768с.
Информационные...