Развитие архивного дела России

Актуальность темы. Примечательная особенность нынешнего периода - переход от индустриального общества к информационному, в
котором информация становится более важным ресурсом, чем материальные или энергические ресурсы. Ресурсами, как известно,
называют элементы экономического потенциала, которыми располагает общество и которое при необходимости могут быть использованы
для достижения конкретной цели хозяйственной деятельности. Давно стали привычными и общеупотребительными такие категории, как
материальные, финансовые, трудовые, природные ресурсы, которые вовлекаются в хозяйственный оборот, и их назначение понятно
каждому.
Но вот появилось понятие «информационные ресурсы», и хотя оно узаконено, но осознано пока еще недостаточно. Информационные
ресурсы - отдельные документы и отдельные массивы, документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках
данных, других информационных системах).
Информационные ресурсы являются собственностью, находятся в ведении соответствующих органов и организаций, подлежат учету и
защите, так как информацию можно использовать не только для товаров и услуг, но и превратить ее в наличность, продав кому-нибудь, или,
что еще хуже, уничтожить. Собственная информация для производителя представляет значительную ценность, так как нередко получение
(создание) такой информации - весьма трудоемкий и дорогостоящий процесс. Очевидно, что ценность информации (реальная или
потенциальная) определяется в первую очередь приносимыми доходами.
Особое место отводится информационным ресурсам в условиях рыночной экономики.
В этих условиях защите информации от неправомерного овладения ею отводится весьма значительное место. При этом «целями защиты
информации являются: предотвращение разглашения, утечки и не санкционированного доступа к охраняемым сведениям; предотвращение
противоправных действий по уничтожению, модификации, искажению, копированию, блокированию информации; предотвращение других
форм...

Основной функцией всех архивов является обеспечение сохранности документов, т.е. «обеспечение физической сохранности документов и
их учет». Комплекс взаимосвязанных работ, проводящийся в архивах, включает: создание оптимальных условий хранения документов;
размещение документов в хранилищах и их топографирование; соблюдение порядка выдачи дел из архивов; учет документов, проверка их
наличия и состояния; выявление уникальных и особо ценных документов и создание на них страхового фонда.
Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их
поиск. Учет документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам проводить планомерное комплектование в
соответствии с их профилем и является основой планирования работы госархива .
Учету подлежат ВСЕ документы, хранящиеся в архиве.
Основными единицами учета в архивах являются: архивный фонд (или архивная коллекция), единица хранения. Кроме основных единиц
учета в архивах, хранящих традиционные документы на бумажной основе, могут учитываться документы отдельных категорий дел (личные,
следственные и др.) и особо ценные документы; обязательному учету подлежат также все листы дел постоянного хранения. Особо ценные
документы учитываются в соответствии с правилами. Учет листов дел постоянного хранения закрепляется листом-заверителем и
указанием количества листов в описи дел. Неописанные документы учитываются по количеству листов.
Государственный учет документов организуется на основе трех принципов: централизации, преемственности учетных документов на всех
стадиях работы, динамичности.
Учет в государственных архивах ведется централизованно и в каждом архивохранилище. Для учета используются формы основных
учетных документов и вспомогательная учетная документация. Если основные учетные документы определены правилами работы
госархивов, то вспомогательные документы разрабатываются каждым архивом самостоятельно, исходя из его...