Учет расчетов с подотчетными лицами

В процессе своей финансово-хозяйственной деятельности предприятия и организации часто производят расчеты наличными деньгами (не связанные с выплатой заработной платы) как с юридическими, так и с физическими лицами. Денежные средства для этих целей, как правило, выдаются под отчет.
Прежде всего, наличные денежные средства используются для оплаты командировочных расходов. А именно: для покупки билетов, оплаты проживания и др. Работникам, которые направляются в служебные командировки, выдаются также суточные - деньги на питание. Кроме того, работникам могут понадобиться наличные средства для покупки канцелярских товаров и других материальных ценностей, для оплаты хозяйственно-операционных расходов, выполненных работ, оказанных услуг.
Необходимо отметить, что учет подотчетных сумм является достаточно емким участком учета. Через подотчетные лица проходят значительные суммы наличных денежных средств, поэтому задачами бухгалтерского учета в данном случае является не только контроль за своевременным и правильным отражением операций на счетах бухгалтерского учета, но и контроль за обоснованностью использования и сохранностью подотчетных сумм. Также немаловажным моментом является вопрос налогообложения сумм израсходованных подотчетными лицами. В некоторых случаях, связанных с командировками возникает необходимость налогообложения сумм израсходованных сверх установленных норм. Неверное исчисление налогов, может привести к штрафным санкциям со стороны налоговой инспекции. Все вышеперечисленное обусловило актуальность выбранной темы.
Цель данной работы – изучить особенности ведения расчетов с подотчетными лицами.
Из поставленной цели вытекаю следующие задачи:
1. Рассмотреть сущность понятия расчеты с подотчетными лицами;
2. Охарактеризовать нормативное регулирование вопросов связанных с выдачей подотчетных сумм;
3. Изучить порядок документального оформления операций по выдачи сумм подотчет;
4. Рассмотреть порядок выдачи подотчет сумм на хозяйственные и командировочные...

В процессе своей финансово-хозяйственной деятельности предприятия и организации часто производят расчеты наличными деньгами (не связанные с выплатой заработной платы) как с юридическими, так и с физическими лицами. Денежные средства для этих целей, как правило, выдаются под отчет.
Подотчетные лица - работники организации (в том числе и совместители), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин – «под отчет»).
Организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам: на командировочные расходы; на хозяйственные нужды; на оплату представительских расходов. Отчетной формой за выданные подотчетным лицам суммы является авансовый отчет.
Для обобщения информации о расчетах по подотчетным суммам согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденному приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, используется активный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
В учете предприятия выдача денежных средств оформляется по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Счет 71 кредитуется на суммы, израсходованные подотчетными лицами, в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, а также другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.
Расходы, которые произведены подотчетными лицами могут включаться в себестоимость продукции (работ, услуг), увеличивать фактические затраты на приобретение основных средств, нематериальных активов, материально-производственных запасов или покрываться за счет чистой прибыли предприятия.