Проблемы автоматизации документационных процессов в отечественной литературе и периодической печати

Информация в наше время играет особо важную роль в жизни и деятельности людей. Современное общество характеризуется как «постиндустриальное», «потребительское» и «информационное», тем самым подчеркивается исключительная роль информации в дальнейшем развитии человечества. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. В ценности информации уже никто не сомневается. Многочисленные примеры доказывают решающую роль информации в падении и взлете известных корпораций. Не случайно бизнес направляет огромные средства на обеспечение информационной безопасности, а несанкционированное проникновение в информационные базы расценивается как катастрофа. Уместно отметить, что темпы научно-технического прогресса в сфере компьютеризации, телекоммуникационных систем и информационных технологий беспрецедентно высоки.
Важнейшим носителем информации являются многочисленные формы и виды документов. Документы — одно из основных средств делового общения. Они служат также юридическим обоснованием прав и обязанностей. По определению, делопроизводство — это деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами и направленная на документационное обеспечение управления (ДОУ). Грамотно и эффективно организованное делопроизводство способствует повышению скорости и качества принятия управленческих решений, снижению степени их риска, экономии времени руководителей.
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами.
По данным ISO (Inte
ational Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую форму...

Автоматизация работы с документами имеет важнейшее значение для повышения эффективности системы государственного управления в целом. Залогом успешной работы органов власти всегда является эффективная деятельность государственных служащих. Но для качественного обслуживания потребностей граждан вчерашние методы обработки информации уже не являются наилучшими. Сегодня необходимо иметь доступ к информационным ресурсам и сократить временные затраты на решение задач, не связанных с обслуживанием граждан.
Отсутствие необходимости вручную размножать документы, отслеживать перемещение бумажных документов внутри организации, контролировать порядок передачи конфиденциальных сведений существеннейшим образом снижает трудозатраты делопроизводителей. Сквозной автоматический контроль исполнения на всех этапах работы с документами кардинально повышает качество работы исполнителей, делает сроки подготовки документов более прогнозируемыми и управляемыми
Электронный документооборот — высокотехнологичный и прогрессивный подход к существенному повышению эффективности работы органов государственной власти и местного самоуправления.
Совместное использование систем электронного делопроизводства и хранилищ информации позволяет систематизировать и объединять информацию, что облегчает ее анализ и составление отчетов.
Информационные безбумажные технологии облегчают процесс управления знаниями. Они образуют основу решений, которые обеспечивают автоматизированный и централизованный обмен знаниями и извлекают лишь необходимую информацию из всех доступных источников.
Системы электронного делопроизводства и документооборота могут способствовать созданию новой организационной культуры в органах власти, сделав работу государственных служащих более легкой, интересной и значимой. Информационные технологии позволяют государственным служащим трудиться не только над выполнением внутриведомственных задач, но и совместными усилиями решать более широкий спектр государственных проблем. Информационные...