Требования к заголовкам дел и их систематизация при составлении номенклатуры дел и описаний дел постоянного и временного хранения

Приближение окончания текущего года, влечет за собой время подготовки документов, вышедших из оперативной работы, к длительному
хранению, а документов, срок хранения которых истек, - к уничтожению. Сколько лет хранится конкретный документ? Какие документы можно
уничтожить? Такие вопросы ежегодно встают перед секретарем, в обязанности которого обычно входит, помимо других, формирование и
хранение дел.
Вся информация, возникшая в процессе деятельности организации, на базе которой были приняты решения, шло управление фирмой,
организацией, учреждением, предприятием, была документирована, то есть представлена в форме документа на любом носителе, так как только
документированная информация, согласно законодательству, является информационным ресурсом, на который можно опираться и учитывать
при принятии решений. Устные обещания, особенно в настоящее сложное время, могут быть забыты. Поэтому в процессе работы организации
любой организационно-правовой формы в течение года образуется большое количество документов. Эти документы необходимо
систематизировать, хранить. Но хранение документов на бумажных носителях, а такие документы сегодня составляют подавляющий процент
всего объема документов организации, требует больших площадей и специальных сотрудников. 
В данной работе передо мной поставлена цель рассмотреть требования к заголовкам дел и их систематизация при составлении номенклатуры
дел и описаний дел постоянного и временного хранения.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с
указанием сроков их хранения, по установленной форме.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным
документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.
Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.
Архивная опись (далее - опись) - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда,
коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела,
состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).
Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения соответствует систематизации
заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год.
При необходимости к годовому разделу этой описи составляются оглавление, список сокращенных слов.
Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через
три года после их завершения в делопроизводстве.