Анализ и совершенствование документационного обеспечения фирмы (на примере ООО "Лидер")

ВВЕДЕНИЕ

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.
Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (Inte
ational Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное делопроизводство снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.
Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации...

Заключение
«Лидер» входит в число лидеров среди производителей стеклопакетов Северо-Запада, имеет сложившуюся хорошую репутацию на рынке светопрозрачных конструкций.
Целью создания ООО «Лидер» является насыщение рынка товарами народного потребления и услугами для удовлетворения потребностей как организаций, так и физических лиц, а также создания дополнительных рабочих мест и получение прибыли.
Документационное обеспечение управления ООО «Лидер» осуществляется службой ДОУ, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.
Ос¬нов¬ной целью служ¬бы документационного обеспечения управления в ООО «Лидер» - яв¬ля¬ет¬ся ор¬га¬ни¬за¬ция, ру¬ко¬вод¬ство, ко¬ор¬ди¬на¬ция, кон¬троль и ре¬а¬ли¬за¬ция ра¬бот по до¬ку¬мен¬та¬ци¬он¬но¬му обес¬пе¬че¬нию.
В своей деятельность работники службы документационного обеспечения управления ООО «Лидер» опираются на федеральные законы, положения, инструкции и локальные нормативные акты.
Проведенный анализ позволил сделать ряд выводов по совершенствованию организации делопроизводственного обслуживания Компании. Было предложено провести изменения по следующим направлениям:
 Улучшение нормативно-методического обеспечение службы ДОУ компании;
 Определение функций, обязанностей, прав и ответственности службы делопроизводства и всех работников организации и закрепление их в соответствующих нормативных документах
 Создание электронного документа и организация электронного документооборота.
Били даны подробные рекомендации. Приведены методики составления Положений о службе ДОУ, архиве организации, работы экспертной комиссии. Были предложены проекты Положений.
Показана методика составления должностной инструкции секретаря руководителя.
Все это позволит улучшить нормативно-методическую базу службы ДОУ, наиболее четкой определить круг обязанностей, ответственности сотрудников, что повысит эффективность и компетентность работников, занимающихся...