Анализ и рекомендации по совершенствованию документанционного обеспечения управления на примере на примере ООО "Бизнес плюс".

Введение
Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.
Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.
Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен...

В качестве распорядительных документов в ООО «Бизнес плюс» используется только приказы. Приказ – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации в целях регулирования её деятельности.
Оформление приказов по основной деятельности в компании соответствует нормам. Приказы оформляются на общем бланке ООО «Бизнес плюс». В состав реквизитов входят: наименование организации-автора (ООО «Бизнес плюс»), вид документа («ПРИКАЗ»), дата, номер, место составления (Москва), заголовок, текст, подпись. Правом издавать и подписывать приказы наделен исключительно Генеральный директор.
В подготовке проекта приказа по основной деятельности принято выделять несколько стадий: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование, подписание. В «Бизнес плюс» стадия согласования, как уже упоминалось, крайне редка, поскольку Генеральный директор благодаря сравнительно небольшому размеру компании в курсе всех управленческих решений, действий и задач. В большинстве случаев он не только отдает распоряжения о подготовке проектов приказов, но и лично редактирует их текст, поручая секретарю – референту лишь их оформление. Таким образом, непосредственная подготовка проекта приказа возлагается на секретаря – референта сравнительно редко. В этих случаях подготовленные проекты передаются Генеральному директору, который при необходимости редактирует текст, прежде чем подписывать.
Доведение приказа до исполнителя Генеральный директор осуществляет либо лично, либо – действуя через секретаря – референта. Исполнитель (сотрудник) получает копию приказа, а оригинал помещается в папку с соответствующим комплектом приказов (по основной деятельности; по личному составу).
Информационно-справочные документы. Как известно, большинство документов, отправляемых и получаемых организациями, являются информационно-справочными, т.е. содержат ту информацию, которая служит основанием для...

Заключение
Компания "Бизнес плюс" является одной из ведущих компаний на российском часовом рынке, имеет большой опыт работы и знание особенностей рынка, имеет множество зарубежных партнеров. Основная деятельность компании – официальная дистрибьюция мировых часовых брендов в Россию через оптовую продажу и собственную розничную сеть.
В компании "Бизнес плюс" существует, так называемая, смешанная форма делопроизводства. Документационное обеспечение управления в компании осуществляется секретарем-референтом генерального директора. Отдельно выделяется кадровая службы компании, в которой ведутся документы по кадровому составу, организуется оперативное хранение документов и осуществляется подготовка к постоянному хранению документов в архиве.
Система делопроизводства в ООО "Бизнес плюс" организована следующим образом:
 организован документооборот, то есть движение документов с момента их создания или поступления в организацию до завершения исполнения и/или отправки или передачи в дело на хранение;
 налажена система регистрации и учета документов (поступающих, внутренних, исходящих);
 исполненные документы помещаются на хранение в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Это составляет минимальный комплекс элементов, который позволяет говорить о наличии делопроизводства в организации. Хотя, безусловно, это далеко не все, что необходимо для эффективной организации работы с документам.
Следует констатировать, что порядок документирования и организация работы с документами в ООО "Бизнес плюс" нормативно - методически к настоящему времени должным образом не регламентированы. В том числе отсутствует и инструкция по делопроизводству. В силу этого делопроизводственное обслуживание ведется по существу на основе традиций, выработанных самими сотрудниками фирмы на практике. Это, разумеется, не отвечает требованиям нормативного регулирования в сфере делопроизводства и архивного дела и отрицательно сказывается на эффективности работы,...