Роль секретаря в службе ДОУ

Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.
Актуальность нашей работы обусловлена тем, что секретарь может внести большой вклад в совершенствование работы с документами предприятия, так как значительная часть делопроизводственных операций выполняется на его рабочем месте. Такая централизация позволяет проводить все операции с документами более квалифицированно и широко применять для однотипных работ средства оргтехники.
Именно секретарь может объективно оценить эффективность принятой на предприятии системы делопроизводства и, по мере приобретения опыта, внести существенные замечания и предложения по его изменению. Таким образом, секретарь становится связующим звеном внутрикорпоративных коммуникаций, то есть доносит до службы ДОУ потребность руководства в оптимизации документооборота и способствует его осуществлению.
Объектом исследования служит деятельность службы ДОУ по осуществлению делопроизводства и документооборота на предприятии.
Предметом исследования являются методы, которые может использовать секретарь по совершенствованию работы службы ДОУ.
Данная работа написана с основной целью – определения роли секретаря в процессе совершенствования работы службы ДОУ.
Для достижения поставленной цели мы выделили ряд конкретных задач:
1. Представить нормативно-правовую базу деятельности секретаря.
2. Определить место секретаря в службе ДОУ.
3. Выявить пути улучшения деятельности делопроизводственной службы, которые могут быть инициированы и осуществлены секретарём организации.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия, но чтобы добиться этого, со стороны всех работников службы ДОУ и секретаря в частности должны быть приложены немалые усилия для совершенствования делопроизводства на предприятии.
«Идеальной» или просто хорошей системой делопроизводства следует считать не ту, где, например, задействовано больше компьютеров или разработано больше унифицированных форм, а ту, которая, обеспечивая работу организации в полной мере, помогает ей, не дает сбоев, не создает дополнительных трудностей.
Для достижения этой цели мы выделили ряд мер по усовершенствованию работы службы ДОУ, которые мог бы предложить секретарь организации.
1. Создание шаблонов документов или внедрение унифицированных форм первичной учетной документации.
2. Требование соблюдения правил рационального документооборота.
3. Делегирование полномочий со стороны руководства предприятия по распределению входящих потоков документов.
4. Применение электронного журнала для регистрации входящей и исходящей документации.
5. Применение специальных кодов в структуре регистрационного номера документа.
6. Разработка маршрутов движения документов при использовании электронного документооборота.
7. Разработка корпоративной нормативно-методической базы ДОУ.
8. Применение программы по распознаванию текстов ABBYY FineReader для создания электронного архива.