ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА.

Вопрос №1. Понятие «документ» и «документированная информация». История документа.

Документ представляет интерес для исследования во многих областях науки. Исходя из этого понятие "документ"имеет многозначное содержание, которое зависит от отрасли применения и целей использования данного понятия.

На международном уровне наиболее общим признано определение документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе.

В документоведении применяется следующее определение документа: "Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве" [9].

Согласно Федеральному закону "Об информации, информатизации и защите информации"документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать [8].

ГОСТ Р 51141-98 дает определения документа, официального документа, служебного документа и реквизитов документа.

Для удобства восприятия, соберём все эти определения в единое целое:

«Официальный документ – это информация, зафиксированная юридическим или физическим лицом на материальном носителе, с обязательными элементами оформления, позволяющими её идентифицировать, оформленная и удостоверенная в установленном порядке» [9].

В том же ключе выдержаны и определения в Законе РФ N 24-ФЗ от 20.02.1995 «Об информации, информатизации и защите информации»: «Документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать» [8]

История возникновения и эволюция толкования термина "документ"изучена недостаточно. За длительный исторический период значение понятия "документ"постоянно менялось.

Слово документ (лат. documentum - образец, доказательство, свидетельство) происходит от глагола "docere" - учить, обучать. Корни этого слова уходят в индоевропейский праязык, где оно означало жест вытянутых рук, связанный с передачей, приемом...

Литература

1. Андреева В.М. Понятие документа и делопроизводства // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2006. №12. С.34-37.

2. ГОСТ 6.10.4-84. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Госстандарт, 1985.

3. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1999.

4. ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Госстандарт России, 2003.

5. Кошелева Е.А. Проведение экспертизы ценности документов // Секретарь-референт. 2003. №6. С.56-62.

6. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - 2-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. – 461 с.

7. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. – 408 с.

8. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» №24-ФЗ от 20.02.1995 г.

9. Храмцовская М.А. Что такое «документ»? // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2004. №7. С.15-18.

10. Янковская В.Ф. Как организовать делопроизводство. – М.: МЦФЭР, 2004. – 416 с.