Автоматизация документооборота

У сучасній ринковій кон\'юнктурі не знайдеться, мабуть, жодної компанії, яка не працює з документами. Документи використовуються скрізь: починаючи від статуту компанії і закінчуючи накладними і ордерами. При цьому використовуються переважно паперові носії, не дивлячись на те, що всі тексти і форми заздалегідь набираються на персональному комп\'ютері. Це вводить організації в додаткові витрати на папір, оргтехніку і всіляке канцелярське приладдя. У нашій країні малий бізнес, в основному, і користується традиційним паперовим документообігом, не вдаючись до використання засобів автоматизації. Це й зрозуміло, оскільки при малій кількості документів фірмі не потрібно автоматизувати такий простий процес, та і покупка спеціалізованої інформаційної системи може обійтися дорого.
Із зростанням розміру компанії система її документообігу ускладнюється, і вже стає непросто довести до своїх співробітників який-небудь наказ, інструкцію або постанову. Накопичення паперових документів може привести до їх втрати, пошкодження, ускладнити їх передачу. Природним чином перед керівництвом встає питання про систематизацію, створення механізму поширення і архівації документів. Враховуючи сучасний технічний розвиток, ці проблеми найбільш оптимальним чином може вирішити комп\'ютерна економічна інформаційна система. Це пояснюється ще і тим, що зростає рівень загальної комп\'ютерної грамотності населення, і в більшості компаній майже всім співробітникам доводитися працювати за персональним комп\'ютером.
Не можна не врахувати і той факт, що при територіальній віддаленості офісів і філій організації нормальний документообіг неможливий без використанні електронних засобів зв\'язку. Багато українських компаній для різних етапів документообігу використовують ряд невеликих програмних засобів, здатних вирішувати конкретні завдання. І лише частина з них здатна собі дозволити автоматизовані інформаційні системи документообігу масштабу підприємства.
Для крупних компаній покупка такої системи...

В результаті проведення аналізу і розробки системи інформаційного забезпечення електронного документообігу була створена програма, що відповідає основним заявленим вимогам, а саме: створення, реєстрація, розподіл, узгодження і пошук документів. Реалізовано ергономічний інтерфейс, інтегрована система обміну повідомленнями. Ця система може успішно застосовуватися як на малих підприємствах для централізованого зберігання всього комплексу документів, так і в середніх компаніях, використовуючи весь функціонал програми, необхідний для швидкого і якісного документообігу.
Однією з переваг цієї системи є висока економічна ефективність і ефект, що дозволяє організації значно понизити витрати на систему документообігу, а також швидка окупність. Це досягається за рахунок значного зниження часу виконання трудомістких операцій. Співробітники компанії зможуть витрачати менше часу на рутинні операції і більше приділяти уваги своїм завданням.
Сама програма складається з двох частин: програми-клієнта і програми-сервера, що дозволяє використовувати єдине сховище даних декількома користувачами системи. Важливим є той факт, що програма може виконуватися на багатьох операційних системах сімейства Windows.
До напрямів подальшого вдосконалення можна віднести впровадження в створену систему структури детального розділення користувачів на групи за функціональною ознакою або посадовому, а також створення дизайнера маршрутів проходження документів для їх автоматичного перенаправлення і контролю виконання. Але навіть існуючий варіант, що пройшов тестування, можна назвати завершеним продуктом і використовувати для автоматизації документообігу.