Защита документооборота

ВВЕДЕНИЕ

В процессе хозяйственной деятельности людей всякое согласованное взаимодействие осуществляется с помощью управления. Связи в системе управления реализуются посредством информации, которая представляет собой обмен сведениями, мнениями, командами между людьми (управленческими структурами). Всё это может передаваться разными способами, в том числе машинными.
Носителем информации является документ (в переводе с латинского «документ» означает «свидетельство», «способ доказательства»).
Система документооборота является технологической основой деятельности компании по принятию и исполнению решений. Поэтому всякое повышение эффективности работы с документами непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан государственным либо муниципальным учреждением или повышение конкурентоспособности коммерческого предприятия [16].
Тема документооборота с развитием технологий по обработке информации приобретает ещё большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации. Ведь в современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Организация работы с документами непосредственно влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведётся документация и как организована защита документооборота зависит успех организации в целом.
Цель данной работы состоит в том, чтобы исследовать документооборот и ознакомиться с основными способами его защиты.
Объектом исследования является документооборот.
Предметом исследования является защита документооборота на предприятии.
Из сформулированной цели следуют задачи данной работы:
1. Рассмотреть основные этапы документооборота;
2. Сформулировать основы построения и организации защищенного...

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.
Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля. Поэтому в рациональной организации защите документооборота должно уделяться большое внимание. Пренебрежение сформулированными в данной работе принципами и правилами может привести к отрицательным (а иногда даже необратимым) экономическим последствиям.
В данной работе нами было учтено множество аспектов по построению защищенного документооборота, показан ряд требований, которые позволили бы построить систему безопасного обращения документов в структуре малого предприятия.
К сожалению, в нашей стране проблеме построения защищенного документооборота уделяется не так много внимания. На каждом предприятии в идеале должен учитываться человеческий фактор, ужесточены рамки наказания за разглашения секретной информации, должны быть поощрения за правильное ведение делопроизводственных операций.
Нужно учитывать, что безопасность – это не только защита от преступных посягательств, но и обеспечение сохранности (особенно электронных) документов и информации, а также меры по защите важнейших документов и обеспечению непрерывности и/или восстановлению деятельности в случае катастроф.
В ходе работы нами показано, что обеспечение информационной безопасности требует решения многочисленных проблем, и их, безусловно, в одиночку решить не под силу. Только координированная работа всех сотрудников (служб) под единым руководством, при понимании и поддержке, как со стороны высшего руководства, так и персонала организации, может...