ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В КАНЦЕЛЯРИИ ФИЛИАЛА ОАО «ТЮМЕНЬЭНЕРГОСЕТЬ СЕРВИС»

Необходимой составной частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если в организации (на предприятии) не налажена четкая работа с до¬кументами, то ухудшается и само управление, поскольку оно за¬висит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.
Известно, что контролирующие органы судят о качестве ра¬боты организации в значительной мере по состоянию ее докумен¬тации, поскольку документация любой организации является ее зеркалом, ее летописью.
Особое внимание к этой сфере управления обусловлено тем, что переход России к рыночным отношениям, коренным образом изменив характер деятельности предприятий, наполнил новым содержанием и всю их деловую корреспонденцию.
Актуальность исследования: работа с документацией — основной вид деятельности всех работников аппарата управления, от технических исполнителей до руководителей высшего звена. Без управленческих документов невозможны планирование, финансирование, решение задач бух¬галтерского учета и отчетности, кадровое обеспечение и т.п.
Хозяйственная деятельность предприятия, фирмы фиксиру¬ется в контрактах, договорах, коммерческой переписке; распоря¬дительная деятельность директора — в приказах, распоряжениях по основным направлениям деятельности и по персоналу; работа ревизионных комиссий — в актах и т.д.
В документах закрепляются производственные отношения как внутри предприятия, так и его отношения с другими предприяти¬ями. Именно документы служат свидетельством того или иного события, факта при возникновении споров с партнерами и при разрешении конфликтов в суде. Именно наличие необходимых документов, оформленных в соответствии с правилами докумен¬тирования, значительно смягчает напряженность, возникающую при комплексных документальных ревизиях, проводимых ауди¬торами, а также при проверках со стороны налоговой службы.
В...

Полученные результаты исследования подтверждают, что документы являются ценным информационным ресурсом предприятия. В них формулируются управленческие воздействия по вопросам стратегического планирования и опе¬ративного управления работой предприятия, его структурных подразделений и отдельных работников. Посредством докумен¬тов решения руководства доводят до сведения исполнителей, а также контролируют исполнение этих решений. Документы содержат свидетельства деловой активности предприятия и его должностных лиц, доказательства выполнения ими юриди¬ческих обязательств и должностных обязанностей.
Для того чтобы документы эффективно и в полном объеме выполняли свое назначение, на любом предприятии должны быть регламентированы правила:
документирования (создания документов);
организации документооборота (движения документов);
использования и хранения документов.
Создавать документы, использовать в текущей деятельности и хранить необходимо в соответствии с требованиями нацио¬нальной нормативно-правовой и методической базы в области ДОУ. Российское законодательство также позволяет применять в различных сферах деятельности, в том числе и в работе с до¬кументами, положения международных стандартов.
Руководитель должен знать основные положения норматив¬но-правовой среды в сфере ДОУ, общие правила документиро¬вания управленческой деятельности, работы с документами и создания системы управления документами предприятия. Это позволит ему не только своевременно и адекватно оценить ком¬петентность работников службы делопроизводства, но и четко сформулировать требования с позиции эффективного руковод¬ства предприятием в отношении задач и функций ДОУ сначала при разработке системы, а затем и в процессе ее совершенство¬вания.
Важность инструкции по делопроизводству предприятия в обеспечении управления его документами трудно переоценить, так как она является внутренним стандартом, определяющим правила документирования и принципы работы с документами на данном предприятии,...