Реєстрація, розподіл, засвідчення документів. Контроль за їх виконанням

Тема контрольної роботи – «Реєстрація, розподіл, засвідчення документів. Контроль за їх виконанням».
В сучасних умовах секретарю постійно доводиться дізнава¬тися, узагальнювати, оновлювати та зберігати відомості різного характеру. Оперативне забезпечення керівника необхідною інфор¬мацією - основна вимога до роботи секретаря-референта. Тому під рукою секретаря завжди повинні знаходитися інформаційні й довідкові посібники.
Перш ніж приступити до пошуку та збору інформації, секре¬тар повинен чітко усвідомити мету роботи і її кінцевий результат: характер, структуру, обсяг, форму представлення інформації, а також термін підготовки. Якщо здійснюється підбір інформації, пов'язаної з питаннями внутрішньої діяльності організації, то не¬обхідно розпочати роботу з пошуку відповідних документів (лис¬тів, актів, довідок тощо). Інформацію з правових питань можна отри¬мати з комп'ютерних правових систем „Референт", „Консультант плюс" та ін. Велику допомогу в роботі секретаря з пошуку необ¬хідної інформації може надати офісна бібліотечка. Під час аналізу публікацій з будь-якої проблеми в галузевих періодичних видан¬нях секретар повинен скласти повний їх перелік з вказівкою назв видань.
Нині одним з основних джерел найрізноманітнішої інформа¬ції стала мережа Inte
et.
По закінченні збору інформації секретар повинен вибрати форму її представлення керівнику. Це залежить від наявності часу, відповідних технічних засобів і побажань керівника. За наявністю часу підібраний матеріал можна оформити у вигляді реферату, який являє собою короткий виклад відомостей із різних джерел.
Мета контрольної роботи – ознайомитися з реєстрацією, розподілом, засвідченням документів, та контролем за їх виконанням.

У процесі виконання контрольної роботи було розглянуті такі питання:
- розгляд документів, їх реєстрація та розподіл;
- засвідчення документів і проставлення резолюцій;
- телефонограми та інша інформація, отримана каналами зв'язку;
- контроль за виконанням документів і термінами.
Треба підкреслити важливість розглянутих питань при документообігу, та в референтній справі.
Важливе місце в діловодстві займає реєстрація, розподіл, та засвідчення документів, контроль за їх виконанням, тому секретар-референт повинен досконало знати визначені нами матеріали.