Участие секретаря в подготовке совещания

Кроме деловых бесед и коммерческих переговоров в предпринимательской практике широко распространены деловые совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов. Формы такого обсуждения очень разнообразны. Это съезды, конференции, симпозиумы, собрания, заседания, семинары. Решения, принимаемые на этих мероприятиях, обычно эффективнее тех, что принимаются узким кругом управленцев. Суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе учета самых разных мнений.
Деловые встречи и совещания имеют важное значение. Они доказывают, без скольких менеджеров предприятие может обойтись. Совещания необходимы и то, как вы себя ведёте на важных совещаниях, достаточно говорит о вашем стиле и личности, а также о том, что касается вашего должностного поведения. Иными словами, честны ли вы, откровенны и достойны ли доверия? Проявляете ли вы ясность мышления и уравновешенность при принятии решений? Отсутствие этих составляющих во время совещания производит на людей скверное впечатление. Чаще всего деловые совещания проводятся: при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать свое мнение, если решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации или фирмы, если для решения важного вопроса необходимы мнения различных групп работников.
Недостаточно хорошо подготовленные и плохо проведенные совещания, созываемые по каждому поводу, наносят большой вред, так как “пожирают” дорогостоящее время, отрывая людей от основной работы.
В общем виде подготовка к проведению совещания включает следующие действия: определение тематики, формирование повестки дня, определение задач собрания и его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, примерного регламента работы.
Поскольку деловое совещание предполагает свободную дискуссию, необходимо подобрать людей...