Организация подготовки и проведения деловых совещаний

Практически в каждой современной организации и в каждой человеческой культуре люди регулярно и часто собираются на небольшие собрания и совещания, где происходит обсуждение различного рода вопросов. Иногда передача какой-либо проблемы на рассмотрение комитета может быть способом ослабления власти, распыления ответственности и отсрочки решений, но нельзя отрицать, что собрания удовлетворяют глубокую человеческую потребность. Человек – существо социальное, а значит ему свойственно стремление к общению. И если в том месте, где он работает, не проводится подобных встреч, то привязанность сотрудника к организации слабеет, и он начинает стремиться посещать формальные и неформальные собрания в различных ассоциациях, обществах, командах, клубах или же пабах после работы.
Деловые совещания представляют собой способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов. Формы такого обсуждения очень разнообразны. Это съезды, конференции, симпозиумы, собрания, заседания, семинары. Решения, принимаемые на этих мероприятиях, обычно эффективнее тех, что принимаются узким кругом управленцев. Суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе учета самых разных мнений.
К сожалению, очень многие совещания безжалостно транжирят время большинства собравшихся, и, кажется, проводятся скорее традиционно, а не по практическим соображениям. Вместе с тем, любое собрание может легко превратиться во всеобщий раздражитель или преграду на пути достижения цели. Почему же так происходит? Ответ кроется в том, что многочисленные и разнообразные человеческие противотоки способны увести дискуссию в сторону, а психологические и технические ошибки со стороны ведущего – сделать ее бессмысленной.
Во многих организациях одной из наиболее обсуждаемых проблем является проблема подготовки и проведения совещаний. Отсутствие должной подготовки руководителя к совещанию приводит к бесполезной трате ресурсов и может стать причиной...

Итак, совещания необходимы по ряду причин, связанных с фундаментальными и первичными человеческими потребностями, но полезны они лишь в том случае, если их участники убеждены, что благодаря совещанию они чего-то достигают – причем достигают того, чего не смогли бы достичь поодиночке.
Эффективность проведения любого совещания зависит от множества факторов: количества участников; степени их компетентности в обсуждаемых вопросах; наличия общей объединяющей цели; составленной должным образом повестки дня; наличия четко сформулированного требования к совещанию; заблаговременного распространения среди участников вспомогательных материалов, содержащих важную для обсуждения информацию, а также многих других.
Но все же основным условием на пути к успеху совещания является личность его ведущего. Роль этого человека в проведении собрания весьма и весьма велика. Его задача заключается в том, чтобы правильно организовать совещание, помочь группе прийти к наилучшему заключению или решению наиболее эффективным способом: он должен разъяснять и уточнять, продвигать дискуссию вперед и подвести участников к резолюции, которую каждый поймет и примет как общее волеизъявление, даже если отдельные члены будут с ней не согласны. Его истинный источник авторитета у группы – это сила приверженности общей цели и умение помочь группе в ее достижении.
В курсовой работе были рассмотрены способы и формы проведения деловых совещаний в ООО «Вега». Проанализировав весь материал, мы пришли к выводу, что деловое совещание в ООО «Вега» – один из востребованных видов делового общения, в том числе и для решения проблем в области экономики, финансов, менеджмента. Деловое совещание актуально всегда и везде.
Проанализировав процессы, проведения деловых совещаний и приведя примеры их совершенствования, хочется сказать, что деловые совещания, всегда будут пользоваться необходимостью их проведений, и их экономической эффективностью. Внедрение новых идей по организации и проведению деловых совещаний в ООО...