Подготовка, обслуживание и документирование совещаний

Практически в каждой организации существует орган для принятия коллективного решения и создания документов по оформлению коллегиальной деятельности.
Коллегиальным органом может быть собрание пайщи¬ков небольшого кооперати¬ва, совет директоров крупно¬го концерна, комиссия по приему экзаменов, защите дипломов и диссертаций. Наконец, уже почти двести лет в каждой организации существует совещательный орган при руководителе: кол¬легия министерства, дирек¬ция в конторе, ректорат и ученый совет в вузе, педсо¬вет в школе и лицее. Все об¬щественные организации проводят собрания, симпози¬умы, пленумы, конференции и съезды.
В подготовке совещаний принимает участие, в зависи¬мости от мероприятия, разное количество сотрудников, но оформление документации, ее ведение, учет и организа¬цию хранения всегда поруча¬ют специальным сотрудни¬кам – секретарям. Это может быть секретарь фирмы или ее руководителя. При большом и постоянном объеме работы по подготовке совещаний со¬здаются в структуре офиса специальные протокольные группы или отделы.

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформ¬лению документов. – М.: Издательство стандартов, 2003. – 14 с.
2. Басаков М.И. Современное делопроизводство. – Ростов-н/Д: Феникс, 2008. – 480 с.
3. Клоков И.В., Пташинский В.С. Современное делопроизводство. – СПб: Питер, 2008. – 224 с.
4. Коробейникова Л.С., Купрюшина О.М. Документационное обеспечение делового общения. – М.: Магистр, 2007. – 304 с.
5. Секретарское дело / Под ред. И.К. Корнеева. – М.: Проспект, 2008. – 608 с.
6. Соловьев Э.Я. Современный этикет: деловой протокол. – М.: Ось-89, 2004. – 206 с.