Анализ проблем работы с электронными документами

ВВЕДЕНИЕ
Для службы документационного обеспечения управления любого крупного учреждения актуальна проблема автоматизации хранения, поиска и обработки больших массивов информации, так как объемы данной информации делают ее ручную обработку крайне затруднительной. В некоторых случаях на поиск документа сотрудники затрачивают больше времени, чем на непосредственную работу с ним. Не менее важно обеспечение безопасности хранения, передачи и возможности совместного использования данных. Особенно для тех случаев, когда организация является территориально-распределенной.
Другая группа проблем, с которым сталкивается любое крупное учреждение - это объединение существующих разрозненных информационных систем. Они, как правило, обладают различным функционалом, логикой, архитектурой и форматом хранения данных. Причём большая часть этих систем создавалась для решения определённых задач и разными разработчиками, а, следовательно, обладает простыми (на уровне передачи информации файлами определенной структуры) механизмами интеграции с другими информационными системами. Эта ситуация приводит к целому ряду проблем, например, многократное дублирование хранимой информации, сложность поиска необходимых для синхронизации данных, низкая надёжность хранения и эффективность работы с данными и др. Помимо этого для учреждения также необходима возможность взаимодействия со внешними информационными системами.
Для решения перечисленных проблем создаётся система электронного документооборота (СЭД), способная автоматизировать управление документами и бизнес-процессами, а также содержащая механизмы интеграции информационных систем.
На электронный документооборот в России сегодня влияют два фактора. С одной стороны, это сокращение затрат на ИТ, с другой — увеличение спроса на системы управления документами. Результаты борьбы этих двух тенденций будут ясны лишь в конце финансового года. Но в любом случае одним из последствий кризиса явится оздоровление отрасли, поскольку в нелегкий, как...