Виды и разновидности документов, правила их составления и оформления

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это специфическое направление деятельности, которое заключается в
составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована
работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и
учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами. При проверке
работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организации или фирмы
зафиксирована.
Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и
оперативностью, степенью сложности и стоимостью. 
Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и
документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической
силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных
целей предприятия.
Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого закономерно появление документов
низкого качества, как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки. 

Движение документа с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образует
документооборот организации.
Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой
документационного обеспечения и утверждается руководством организации. При функционировании системы автоматизированной
обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств
вычислительной техники.
Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и
автоматизированной обработки документов. Организация документооборота - это правила, в соответствии, с которыми происходит
движение документов в учреждении. Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее
как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение,
организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки.
Документооборот является важным звеном делопроизводства, т.к. определяет не только инстанции движения документов, но и скорость
этого движения.
Документооборот: включает в себя работу с готовыми документами, созданным данным учреждением, получаемым извне (приём,
распределение, регистрация, контроль исполнения, справочные работы, формирование дел, хранение и использование документов
информации по инстанциям).