Проектирование архива

Введение………………………………………………………………………..........3
Глава 1. Теоретические аспекты организации хранения документов на предприятии………………………………………………………………………….7
1.1.Обзор нормативной базы организации хранения документов на предприятии
1.2.Организация текущего хранения дел. Номенклатура дел…………………...13
1.3. Подготовка дел к сдаче в архив……………………………………………....19
1.4. Проблемы организации архивного хранения дел на современных предприятиях……………………………………………………………………….24
Глава 2. Анализ организации хранения документов в ФГУП «Охрана» МВД России……………………………………………………………………………….29
2.1. Характеристика предприятия…………………………………………………29
2.2. Анализ оперативного хранения документов на предприятии………………32
2.3. Обоснование необходимости разработки организационных документов для архивного отдела на предприятии………………………………………………..37
Глава 3. Проектирование архива предприятия…………………………………..40
3.1.Место архива в организационной структуре организации………………….40
3.2. Разработка номенклатуры дел………………………………………………..43
3.3. Обеспечение сохранности документов в архивном отделе…………………47
3.4. Разработка должностной инструкции архивариуса, Положения об экспертной комиссии и Положения об архивном отделе памятки об электронном хранении документов и создании информационно-справочной службе в ФГУП «Охрана» МВД России……………………………………………………………………………….54
Заключение………………………………………………………………………….66
Источники и литература…………………………………………………………...71
Приложения…………………………………………………………………………74

Любая организация: коммерческая или государственная, в процессе свое деятельности создает документы, обязательные для хранения, в течение определенного времени. К примеру документы, относящиеся к трудовой деятельности сотрудников (вся кадровая документация, включая начисление зарплаты и прочих выплат) должна храниться не менее 75 лет.
Рано или поздно в каждой организации возникает вопрос: где и как хранить документы, которые образуются в ходе ее деятельности. Нужно ли для этого создавать специальный архив?
Многие руководители не осознают значимость наличия архива в организации до тех пор, пока после очередной проверке не получают предписания об устранении нарушений и внушительный штраф на себя персонально и на компанию. Поскольку согласно ФЗ РФ «Об архивном деле» №125-ФЗ от 22.10.2004 г., юридические лица, а также должностные лица виновные в нарушении законодательства об архивном деле, нести гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность.
Очень важным также является то, что без подтверждающих документов не доказать правильность начисления налогов, сборов и платежей, возможные споры с поставщиками или покупателями относительно объемов, цен и т. п. невозможно решить без документов.
Таким образом, без архива не обойтись ни одному предприятию, учреждению или организации. Каким именно ему быть — выбирает сама организация. Это может быть или самостоятельная структурная единица, или часть службы документационного обеспечения управления учреждения (управление делами, общего отдела, канцелярии и т. п.), или только ответственный за работу с архивными документами — работник одного из вышеперечисленных отделов.
Конечно же создание архива организации лучше всего совмещать с началом деятельности компании, но не всегда происходит. В итоге очень часто случается, что создание архива организации откладывается на неопределённый срок. Тем не менее, как только работу компании начинает тормозить бумажная волокита, неразбериха в делопроизводственных...

В первой главе дипломной работы была рассмотрена нормативная база архивного хранения в РФ. Основным нормативным документом регулирующим архивное хранение является ФЗ РФ от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном хранении в РФ». Главная функция данного закона – регулирование отношений в сфере организации хранения архивных документов. «Основные правила работы архивов организаций», одобренные Росархивом регламентируют хранения документов в делопроизводстве организаций. Типовые и ведомственные перечни документов устанавливают сроки хранения для различных документов. Постановлением Правительства РФ от 28 декабря 1998 г. № 1562 «Об утверждении положения о Федеральной архивной службе России» наделяет функциями контроля за соблюдением сроков хранения документов, относящихся к архивному фонду – Росархив. Кроме того, Кодекс РФ об административных правонарушениях регулирует вопросы, касающиеся ответственности за нарушение требований законодательства о хранении документов.
Мы рассмотрели этапы подготовки исполненных документов к хранению в организацию. Перечислим их:
- экспертиза (оценку) научной и практической ценности документов;
- опись дел;
- оформление дел;
- описание документов постоянного и долговременного хранения;
- обеспечение их сохранности;
- передача дел в архив учреждения, то есть в ведомственный архив.
В первой главе дипломной работы была рассмотрена деятельность архивов предприятий. Было выяснено, что архив предприятия может функционировать на правах самостоятельного структурного подразделения или структурного подразделения в составе службы ДОУ предприятия. К организационно-распорядительным документам архива организации относятся: положение об архиве предприятия, штатное расписание, инструкции по осуществлению повседневной деятельности архива и ее отдельным направлениям, должностные инструкции работников архива. Коротко охарактеризуем перечисленные документы.
Одной из проблем архивного хранения в организациях является то, что многие руководители...