ПРОБЛЕМЫ, ВОЗНИКАЮЩИЕ ПРИ НАПИСАНИИ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Документы делятся в зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые и сложные. Простые, т.е. содержащие один вопрос,
документы значительно легче в обработке (регистрация, постановка на контроль, формирование в дела), направлении на исполнение.
Сложные документы чаще всего касаются нескольких самостоятельных вопросов и исполнителей или даже разных структурных
подразделений. С них приходится снимать копии или устанавливать очередность исполнения. Их обработка вызывает некоторые трудности
(при регистрации вносится несколько вопросов, при постановке на контроль выделяется каждый вопрос и т.д.). Сложно решить вопрос о
помещении такого документа в дело. Поэтому при составлении наиболее многочисленных видов информационно-справочных документов
(письма, докладные записки, справки) рекомендуется включать в них по одному вопросу.
В последние десятилетия для облегчения восприятия информации и выделения сути документа рекомендуется начинать его с заключительной
части, т.е. с изложения существа вопроса: просьбы, предложения и т.п., а затем подкреплять их обоснованиями.
Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы - простейшие компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз
(предложений) и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Обычно абзац содержит не более двух — трех
предложений. С абзаца начинается каждая новая мысль. Подобный прием помогает вдуматься в содержание документа, сделать
небольшие остановки при его чтении.
Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения. Четкость
изложения обеспечивает однозначность понимания документа, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что является одним
из основных условий управленческой деятельности. Неточно понятый распорядительный документ, письмо и т.д. могут привести к
нежелательным последствиям. Достичь ясности в изложении помогают...

Для стиля служебных документов характерно также употребление устойчивых словосочетаний, так как в деловой документации
большинство слов употребляется только с одним или ограниченной группой слов. В методических рекомендациях по унификации текстов
управленческих документов приведен обширный алфавитный список наиболее употребляемых в деловой речи глагольно-именных
словосочетаний по второму (именному) компоненту. Например: акт — совершать, составлять, подписывать, утверждать; заявка —
выполнять, давать, делать, подавать, принимать, отклонять, удовлетворять и т.д.
Текст — главный реквизит, ради которого составляется и оформляется весь документ. Пункт 3.19 ГОСТ Р 6.30 - 97, посвященный тексту
документа, начинается с указания на язык текста. «Документ может быть составлен как на русском, так и национальном языке в
соответствии с законодательством о государственных языках Российской Федерации и субъектов Российской Федерации». ГОСТ
определяет также случаи, когда тексты документов пишутся только на русском языке. Только на русском языке текст оформляется при
направлении документов:
в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;
на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные
на территории других субъектов Российской Федерации.
При составлении документа руководствуются следующими правилами.
Сначала уточняются целесообразность, цель документа и круг вопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет правильно выбрать для
фиксации управленческого решения вид документа, его форму, во многом определяющие стиль и характер изложения текста.
Затем необходимо изучить законодательные акты, решения правительства, ведомственные нормативные акты, регулирующие порядок
решения вопросов такого рода. Это самый главный этап, показывающий профессиональные знания готовящего документ, особенно, если...