Основы документообеспечения

Сущность и задачи унификации и стандартизации документов



Под «документом» понимают материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника и как его результат [1].
Каждый документ в общем понимании этого слова, обладает несколькими функциями:
• организаторской – обеспечение воздействия на группу людей в целях организации и координации их действий;
• коммуникативной – обеспечение внешних связей между субъектами экономической деятельности;
• юридической – в случае возникновения спорных ситуаций, документ используется в качестве доказательства правоты той или иной стороны, кроме того, некоторые документы изначально являются юридически значимыми, это договорные документы, нотариально заверенные документы, правовые акты и т.д.);

Разработка унифицированных форм документов – основная задача унификации и стандартизации. Под унифицированной формой документа подразумевается форма документа, с установленным для нее перечнем реквизитов, расположенных в определенном порядке на носителе информации, предназначенная для решения определенных для данного документа задач.
Основными задачами при разработке и изменении унифицированных форм документом являются максимально возможное уменьшение разнообразия форм документов, с учетом применения к ним единых форм и правил оформления и формирование внедрение в качестве обязательной номы ограничений, позволяющих отобрать наиболее эффективные формы и правила оформления документов и обеспечить их длительное хранение.
Целью создания УСД является определение и установление оптимального состава форм документов.

1. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие / М.И. Басаков, - Ростов на Дону: Изд-во «Феникс», 2003;
2. Современное делопроизводство: Учебное пособие / М.В.Кирсанова, - М.: ИНФРА-М, 2001;
3. Делопроизводство в Российской Федерации: сборник нормативных документов – М.: Гросс-Медиа, 2006;
4. ГОСТ ПР 50-733-93;
5. Журнал «Справочник кадровика», № 4 – 2000;