Системы электронного документооборота

3. ОБЗОР СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
НА РОССИЙСКОМ РЫНКЕ
Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматиза-ции задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более ши-рокий спектр задач. Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и про-ектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.). СЭД также использу-ются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обра-щений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др. Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами.
Рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии. В 2009 году, по данным IDC, на фоне практически 50-процентного сокращения объемов общего рынка программного обеспечения в России, данный сегмент показал высокую устойчивость. Его спад по данным за 2009 год составил не более 20—25%. В численном выражении объем рынка СЭД на сегодня, по данным CNews Analytics, составляет около 220—250 млн. долларов.
Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30% проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные учреждения. При этом важно, что именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД, который даже в условиях кризиса получил существенный импульс развития. Электронный документооборот был назван ключевым элементом...

Трудно представить нашу жизнь без документов. Они используются во всех сферах деятельности. Любая организация имеет документы, а, следовательно, и документооборот. В современном мире не осталось компаний, которые не использовали бы персональный компьютер в своей работе.
С развитием информационных технологий для документооборота открылись огром-ные возможности. С появлением и развитием глобальной сети Интернет и электронной поч-той, проблема расстояния перестала быть проблемой. По электронной почте электронный документ приходит к получателю в считанные минуты.
Но с течением времени требования к автоматизации деловых процессов растут. И ес-ли когда-то ставилась задача автоматизации отдельных участков работы подразделений, что привело к наличию большого количества разрозненных программных продуктов, то теперь стало актуальным организация комплексной системы оперативного управления. Именно этот подход позволяет наиболее эффективно решить задачу автоматизации.
Цель данной курсовой работы раскрыть понятие систем электронного документообо-рота и выявить наиболее эффективную из них, а также рассмотреть принцип работы системы «Дело» в ООО «Атлант-М Балтика».
Документы - это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки. Документы обеспечивают информационную под-держку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Горы ма-кулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возника-ющих при неэффективном построении документооборота. Всё это может сильно затормо-зить, а в исключительных случаях - полностью парализовать работу организации. Правильно организованное управление делами снижает время, необходимое для поиска,...

К сожалению, применение компьютерных программ в сфере работы с управленческой (организационно-распорядительной) документацией в ряде случаев не сопровождается структурной перестройкой работы с документацией, что существенно снижает эффект от применения даже самых многофункциональных специализированных (и соответственно дорогостоящих) программных комплексов. Нередки ситуации, когда внедрение компьютерных систем носит формальный характер и не сопровождается сколь-нибудь существенной оптимизацией и унификацией документационных процессов.
В курсовой работе путем проведения анализа и табличного сравнения часто используемых в организациях систем (Directum, DocsVision, Globus Professional, PayDox, 1С:Документооборот, Босс-референт, ДЕЛО, ЕВФРАТ, МОТИВ) была достигнута цель кур-совой работы: выявлены наиболее эффективные системы – Directum, ДЕЛО, ЕВФРАТ.
Система ДЕЛО применяется в компании ООО «Атлант-М Балтика», были подробно рассмотрены функции работы данной системы, ее возможности.
Также в процессе написания работы были выполнены поставленные изначально зада-чи.
Системы электронного документооборота имеют свои достоинства. Внедрение СЭД в организации позволит сократить время и затраты на обработку информации, уменьшатся затраты времени на поиск необходимой информации; улучшится качество контроля и учета обрабатываемой информации; повысится эффективность работы всех подразделений фирмы.