Связь с общественностью Методика организации пресс-конференции

Пресс-конференции представляют собой весьма эффективный метод передачи информации прессе и другим СМИ. Получив огромное распространение пресс-конференции, как метод общения со средствами массовой информации, дают весьма положительные результаты.
Пресс-конференция — мероприятие для СМИ, проводимое в случаях, когда есть общественно значимая новость, и организация или отдельная известная личность, непосредственно связанные с этой новостью, желают дать свои комментарии по этой новости, которые были бы интересны и важны для общественности.
Обычно в ходе пресс-конференции её участники отвечают на вопросы журналистов, прямо или косвенно связанные с темой пресс-конференции.
Пресс-конференция, как и пресс-релиз, предназначена для информирования журналистов о событиях в компании. Именно журналистов, а не «общественности», «потребителя» или начальства. Без доброй воли журналистов подготовить интересную о предмете конференции, с их точки зрения, публикацию, никакая общественность и никакие потребители эту информацию не увидят.

1. Смысл и назначение пресс-конференции

Пресс-конференции целесообразны в тех случаях, когда организации необходимо:
Проинформировать свою общественность о каком-либо важном и неординарном событии в своей жизни;
Продемонстрировать достижения фирмы или ее новую продукцию;
Представить новую концепцию развития, вызывающую массовый общественный интерес;
Решить спорные вопросы, давно обсуждаемые общественность.
Наладить личные контакты руководства организации с представителями СМИ
Инициаторами проведения пресс-конференции в подавляющем большинстве случаев являются руководители и специалисты различных структур, организаций и компании, а иногда работники СМИ, которые под давление различных групп общественности желают получить развернутое, квалифицированное и официальные ответы на интересующий вопрос.
Специалисты в области связи с общественность не рекомендуют организовывать пресс-конференции по мало значительным поводам, а также в тех случаях, когда обычная информация может быть передана с помощью традиционных средств( например с помощью пресс-релизов).
До начала пресс-конференции ее организаторы должны подготовить и разослать специальные приглашения тем представителям СМИ, которых они хотели бы видеть, на данном предприятии. Такой выборочный подход к составу частников пресс-конференции не исключает, однако, того, что на ней будут присутствовать журналисты оппозиционно настроенных изданий. Организаторы пресс-конференции не должны препятствовать их участию в обсуждении намеченных проблем, поскольку это почти всегда отрицательно влияет на деловой имидж организации, свидетельствует о неуверенности руководства фирмы в правильности своих позиций. Нежелании выслушать острые вопросы и отвечать на критические замечания.

Итак, пресс-конференции - один из наиболее распространенных и эффективных способов организации связей с общественностью и передачи ей необходимой информации через посредника, роль которого в данном случае выполняет пресса и другие СМИ.
Условия успешности пресс-конференции:
- информационный повод (сформулированное в прошедшем времени сообщение о прошедшем событии, законченном этапе деятельности, принятом решении и пр.)
- тщательная обработка информации (цельность, непротиворечивость, новизна, актуальность, насыщенность, убедительность, полнота, качественная подача)
- выбор ньюсмейкера (персона либо организация, имеющая возможность и право сообщать новость)
- выбор СМИ и журналистов для приглашения (имеющие обязанность, право и возможность освещать новости данной отрасли)
- достаточная подготовленность выступающих (компетентность, наличие полномочий на раскрытие информации, готовность к вопросам, план выступления, однозначность высказываний, доброжелательность)
- доступность информационных материалов (где, как быстро и сколько их можно получить)
- четкое взаимодействие с журналистами (вовремя заинтересовать, быть в состоянии ответить на любой вопрос)
- доступность места проведения пресс-конференции (удобное время и место проведения, транспорт, маршрут)
- соответствие атмосферы пресс-конференции поводу её проведения (стиль ведения и выступлений, оформление, место проведения, темп пресс-конференции)
- четкая организация и управление этапами мероприятия (распределение обязанностей, соблюдение регламента, логичная очередность этапов)
- уважительное отношение к работе журналистов (не просить, а заинтересовывать; стремиться помочь им сделать их работу с минимальными затратами времени и энергии)