Организация работы архива муниципального учреждения

В 1994 году был издан Указ Президента РФ «Об утверждении положения об Архивном фонде Российской Федерации и Положения о Государственной архивной службе России». В Положении об архивном фонде российской феде-рации закреплен состав государственной и негосударственной частей АФ РФ, отражена сеть федеральных архивов, архивов субъектов Федерации и муници-пальных архивов, указаны порядок и сроки хранения документов, дан полный перечень отраслевых фондов.
28 декабря 1998 г. утверждается Положение о Федеральной архивной службе России, в котором говориться, что в компетенцию Росархива входит как руководство архивной, так и делопроизводственной сферой в стране.[3]
Архивы муниципальных учреждений, составляя государственную часть архивного фонда, не входят в систему государственной архивной службы, но являются источни¬ками пополнения Архивного фонда РФ. Они выполняют сходные с государственными архивами функции, работают в соответствии с правилами, разработанными ГАС, обеспечивая преемственность в некоторых направлениях дея¬тельности государственных архивов, что дает определенные экономические выго¬ды государству [11;c.155].
В МУП «Ангарском Водоканале» заведующий архивом единолично за-нимается деятельностью архива. Он возглавляет организацию и ведение ар-хивного дела в « Водоканале», обеспечивает прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование архивных документов. Руководит работой по созданию справочного аппарата, облегчающего учет и использова-ние архивных документов. Оказывает методическую помощь в поиске нужных документов, инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовке и сдачи дел в архив. Заведующая архивом также контролирует своевременность поступления, законченных делопроизводством, документов, в архив организации, составляет график сдачи дел в архив органи-зации, обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных до-кументов, формирование дел постоянного и временного хранения, руководит работой по...

Завершающим этапом процесса делопроизводства в учреждении является подготовка исполненных документов к архивному хранению. Документы му-ниципального учреждения, образовавшиеся в процессе делопроизводства, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению.
Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На ее основе принимаются соответствующие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спор-ных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение «документ» как «способ доказательства». Сколько происходит заседаний арбитражного су-да, сколько убытков несут предприятия из-за утерянных документов.
Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности органи-зации. Руководители предприятий несут персональную ответственность за пра-вильное оформление, состав и сохранность документов.
Архив учреждения создается как самостоятельное подразделение, воз-главляемое заведующим архивом, или как подразделение в со¬ставе службы до-кументационного обеспечения управления во гла¬ве с лицом, ответственным за ведение архива. В своей работе архив учреждения руководствуется законода-тельством РФ, за¬конодательными актами по архивному делу, приказами, указа¬ниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, правилами и дру-гими нормативно-методическими документа¬ми. Росархива, методическими до-кументами соответствующего учреждения Росархива, положением об архиве учреждения, ор¬ганизации, предприятия (которое разрабатывается на основа¬нии Примерного положения и утверждается руководством уч¬реждения, организа-ции, предприятия по согласованию с соот¬ветствующим учреждением Росархи-ва).
«Архив» в соответствии с возложенными на него задачами производит приём и хранение документов, принимает меры по созданию оптимальных ус-ловий хранения документов и обеспечению их...

Основными задачами и функциями муниципального архива являются:
-обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих по-стоянному и длительному хранению;
- комплектование муниципального архива документами, имеющими ис-торическое, научное, социальное, экономическое или культурное значение;
- организационно-методическое руководство деятельностью ведомствен-ных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций;
- информационное обеспечение органов местного самоуправления, орга-низация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию.
Итак, деятельность архива муниципального учреждения направлена на осуществление учета, комплектования, обеспечения сохранности архивных до-кументов, создание и совершенствование научно-справочного аппарата и ин-формационных технологий, а также на осуществление информационного об-служивания органов государственной власти и граждан в интересах укрепления российской государственности.
Комплектование архива заключается в систематическом пополнении ар-хива новыми документами, на основе комплексного применения критериев происхождения, содержания и внешних особенностей документов, а также на основе экспертизы ценности документов.
Использование документов – одна из важнейших функций муниципаль-ного архива. Все формы использования документов в совокупности позволяют обеспечить права граждан на владение, распоряжение архивными документами государственной и негосударственной части Архивного фонда Российской Фе-дерации; реализовать комплекс мер, исключающих несанкционированный дос-туп и использование носителей сведений, содержащих государственную тайну, тайну личной жизни, коммерческую и иную охраняемую законом тайну.

Во второй главе дипломной работы была рассмотрена организация работы муниципального архива в МУП « Водоканал». Общее руководство деятельностью архива предприятия возлагается на директора МУП...