Документооборот в гостинице

Документооборот сегодня оперирует только полностью оформленными документами со всеми реквизитами и грифом утверждения. Но на практике, большую часть документооборота организации занимает работа с проектами создаваемых документов, необходимых для документирования того или иного управленческого действия.
По масштабам движения документов в организации можно выделить документооборот определенного должностного лица, документооборот структурного подразделения, организации, как юридического лица, корпорации с рядом филиалов, отрасли управления, государства, в целом. Но Государственная система документационного обеспечения управления (ГДСОУ), рассматривает в качестве основного объекта документооборота – организации как юридически независимого, самостоятельного управленческого элемента [14;c.32].
Следует отметить, что в гостиницах обычно используется смешанная система документооборота, так как кроме секретаря, делопроизводителя, офис-менеджера, оформлением документов занимаются службы приема и размещения гостей, служба бронирования мест в гостинице, бухгалтерия.
Служба приема и размещения гостиниц заполняет анкеты на гостей (форма 1-Г), журнал регистрации иностранных граждан (форма 2-Г); ведет журналы учета гостей, заполняет счета, кассовые отчеты (форма 5-Г), ведет расчеты оплаты за бронирование и проживание по безналичному расчету (форма 7-Г).
На каждого гостя после его пребывания в гостинице заполняется специальная карточка (форма 4-Г), в которой содержится информация, предоставленная всеми службами гостиницы, имевшими с гостем контакт. С помощью этих карт создается банк данных о клиентах гостиниц.
Итак, основным нормативным документом по организации работы с документами в ООО «» является должностная инструкция офис-менеджера, поскольку именно в ней установлены функции офис-менеджера по работе с документами. В гостинице отсутствует Инструкция по делопроизводству, номенклатура дел, которые являются основными нормативным документом в гостиницах по работе...

В настоящее время организация работы с документами – важная составляющая процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющая на оперативность и качество управления.
Сегодня информационная система организации – столь же равноправная и необходимая часть производственной инфраструктуры, как и технологическое оборудование, материальные, трудовые и финансовые ресурсы.
В любой организации используется управленческая информация. Но сама по себе информация еще не имеет силу, практического применения, пока она грамотно не переработана и не сохранена. Для того чтобы она приобрела дальнейшее применение в производстве и управлении, она должна быть заключена в официальный документ: приказ, акт, протокол, письмо, отчет и т.д.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех деятельности любого предприятия.
Данная курсовая работа посвящена организации документооборота в гостиницах. Если в гостинице отсутствует четкая организация работы с документами, то следствием этого является появление документов низкого качества, как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки. Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и к большему числу неверных решений.
Объект исследования – ООО «».
Предмет исследования – анализ и совершенствование документооборота в ООО «».
Цель курсовой работы – проанализировать документооборот в гостинице «БЕЛКА-ОТЕЛЬ» в городе Южно-Сахалинске, разработать рекомендации по совершенствованию документооборота в гостинице.
Задачи курсовой работы:
- рассмотреть понятие «документооборот», его развитие и нормативно-правовую регламентацию;
- изучить основные правила организации документооборота на предприятиях;
- рассмотреть особенности документооборота в гостиницах;
-...

Итак, документооборотом называется движение документов в организации с момента их поступления или создания до завершения их исполнения или отправления.
Документооборот – это процесс, когда документы разных типов переходят, в ходе обработки, от одного сотрудника к другому (или от одного отдела к другому), при этом возникают постоянные маршруты их движения.
Следует сказать, что от того, насколько налажен на предприятии документооборот, зависит эффективность управления организацией.
Основные правила документооборота в организации заключаются в том, что документы должны проходить различные стадии документооборота, как можно быстрее, по одной схеме. Кроме того, документы не должны возвращаться несколько раз к одному исполнителю. Особенности документооборота в гостинице – чаще всего служба ДОУ отсутствует и основной работой с документами занимается секретарь, офис-менеджер или делопроизводитель. Обычно используется смешанная форма документооборота, так как, кроме секретаря организации работой с документами занимаются различные структурные подразделения гостиницы – служба бронирования, служба приема гостей, бухгалтерия.
Во второй главе курсовой работы мы проанализировали документооборот в гостинице ООО БЕЛКА-ОТЕЛЬ» и пришли к следующим выводам. Документооборот организации складывается из внешнего, внутреннего и исходящего потоков. Объем документации в организации за три последних года вырос значительно. Мы пришли к выводу, что в организации документооборот не оптимален, так как усложнен маршрут движения документов при их согласовании и распределении по исполнителям.
В гостинице ООО «БЕЛКА-ОТЕЛЬ» - смешанный документооборот – централизованно с документами работает офис-менеджер, а в структурных подразделениях менеджеры по бронированию, менеджеры по приему и размещению гостей, бухгалтера. Служба ДОУ в гостинице отсутствует.
В гостинице затруднен поиск документов, поскольку объем документооборота растет, а архива в организации нет.
Чтобы устранить проблемы,...