Экспертиза ценности документов

Подготовка документов к последующему хранению и использованию является завершающим этапом делопроизводственного процесса и включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление и описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу их в архив организации. Экспертизой ценности документов называется изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения. По ГОСТ Р 51141-98 экспертиза ценности документов – это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Методика экспертизы складывалась в течение длительного периода времени. Основы начали закладываться в XIV-XVIII вв. Более бурное развитие экспертиза получила в XIX в. и окончательно сформировалась в ХХ веке.
Принципы ценности документов таковы: экспертиза ценности документов осуществляется на основе принципов историзма, комплексности и всесторонности оценки документов и в соответствии с комплексно применяемыми критериями происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

В результате проведенной экспертизы ценности выделяются три группы дел с составленными на них карточками описания.
Первая группа - дела (и карточки) постоянного хранения, которые в дальнейшем будут включены в опись.
Вторая группа - дела (и карточки) со сроками долговременного хранения (75 лет и 75-в), которые будут включены в опись по личному составу.
Третья группа - дел (и карточки) временного хранения.
При проведении экспертизы ценности документов личного происхождения на основе критериев сначала определяется ценность фонда, а затем проводится оценка документов.