Место секретаря-референта в управленческой структуре

Ни одно учреждение, организация, предприятие, фирма не могут существовать без руководителя, осуществляющего организационно-распорядительную деятельность. В то же время любой руководитель нуждается в секретаре-референте (секретаре-помощнике, секретаре), берущем на себя его организационное и информационное обслуживание, освобождающем его от нерациональной траты времени и умеющем поддерживать высокий авторитет руководителя.
Секретарь связывает руководителя с внешним миром и сотрудниками фирмы, организует прием посетителей, телефонные переговоры, совещания, вовремя получает, обрабатывает, докладывает информацию и документы, оформляет их, хранит и представляет по первому требованию.
Поэтому актуальность темы заключается в том, что одним из важных направлений для обеспечения высокой эффективности работы аппарата управления является правильная организация работы такой массовой категории вспомогательных сотрудников как секретарь-референт. Однако в этой области необходимо отметить существенные недостатки: как правило, подготовка секретаря сводится главным образом к освоению технических навыков стенография, машинопись и т.п. Вопросы же рациональной организации работы секретаря, различные психологические аспекты его деятельности глубоко не изучаются. Необходимые навыки вырабатываются у секретарей в процессе длительной практической работы методом «проб и ошибок».
Цель данной работы: изучить место секретаря-референта в управленческой структуре. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- изучить историю развития секретарских служб в России;
- описать основные знания и умения необходимые секретарю-референту;
- раскрыть деловые и личные качества секретаря;
-выявить современные категории секретарей и их профессиональные требования.
Основой при написании работы выступили: Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих ; Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан» и др....

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………..3

ГЛАВА 1. ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ СЕКРЕТАРСКИХ СЛУЖБ………………….5

ГЛАВА 2. СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ В СТРУКТУРЕ УПРАВЛЕНИЯ И ЕГО ТИПОВЫЕ ОБЯЗАННОСТИ………………………………………….…………..13
2.1. Основные знания и умения необходимые секретарю-референту...13
2.2. Деловые и личные качества секретаря……………………………...17
2.3. Современные категории секретарей, профессиональные требования…………………………………………………………………19

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………………..24
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТРЫ……………………………………...25

Таким образом, для обеспечения высокой эффективности работы аппарата управления необходима правильная организация работы такой массовой категории вспомогательных сотрудников как секретари. Однако в этой области имеются существенные недостатки: как правило, подготовка секретаря сводится главным образом к освоению технических навыков стенография, машинопись и т.п. Вопросы же рациональной организации работы секретаря, различные психологические аспекты его деятельности глубоко не изучаются. Необходимые навыки вырабатываются у секретарей в процессе длительной практической работы методом «проб и ошибок». Умение секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технически функций, определяет качество и эффективность работы аппарата управления.
Секретарь-референт является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.