Практика разработки и хранения интерактивной электронной документации и организации работы с ней сотрудников фирмы

Концепция электронного документа появилась в середине 80-х годах с появлением на рынке микрокомпьютеров и первого графического интерфейса пользователя (GUI). Как утверждают сотрудники компании Delphi Consulting Group, уже сегодня в некоторых областях деятельности электронным способом обрабатывается до 90 % информации [28; стр. 166].
В отличие от документов на бумажных носителях с их жесткими рамка-ми, статичной формой и ограниченными возможностями переход к динамич-ным цифровым электронным документам обеспечивает особые преимущества при создании, совместном использовании, распространении и хранении инфор-мации. Они могут увеличить производительность множества приложений, ис-пользуемых в бизнесе, уменьшить требования к размерам накопителей, сокра-тить или полностью решить проблему потерь и неверного размещения доку-ментов.
Электронная форма документа (ЭД) ─ это страница с пустыми полями, оставленными для заполнения пользователем. Формы могут допускать различ-ный тип входной информации и содержать командные кнопки, переключатели, выпадающие меню или списки для выбора. После заполнения формы ее можно отправить по электронной почте, по факсу или на рабочий стол другого со-трудника. Обычно для этого нужно лишь нажать кнопку, поскольку электрон-ный адрес получателя заранее определен [22; стр. 239].
С появлением на рынке микрокомпьютеров и первого графического ин-терфейса пользователя (в середине 80-х годов) появилась концепция электрон-ного документа. Электронные документы, доступ к которым осуществляется за несколько секунд, могут одновременно использоваться сотрудниками в рамках одной рабочей группы, отдела или всего предприятия. За несколько лет кон-цепция электронного документа получила свое развитие от обычного графиче-ского образа документа до идеи управления документами с помощью специ-альных программных средств.
Под интерактивным документом понимается документ, автоматически изменяющий свое содержание в ответ на действия пользователя. Такие доку-менты...

Развитие человеческой цивилизации сопровождается поражающим вооб-ражение увеличением объема создаваемой, обрабатываемой и хранимой ин-формации. В мире ежегодно появляется около 6 миллиардов новых документов, а в архивах хранится уже более 1.3 триллиона различных документов.
Следует отметить, что потоки корпоративной информации чрезвычайно разнообразны по источникам и формам ее представления. Однако их можно ус-ловно классифицировать по форме хранения: на электронные и бумажные до-кументы.
Существует оценка, что в настоящее время только около 30% всей корпо-ративной информации хранится в электронном виде (как в структурированном - в базах данных, так и в неструктурированном). Вся остальная информация (около 70%) хранится на бумаге, создавая немалые трудности при ее поиске. Тем не менее, это соотношение постепенно меняется в пользу электронной формы хранения (в частности, через развитие систем электронных архивов). Хотя, вряд ли настанет момент, когда все документы станут только электрон-ными. Одно, несомненно - электронная форма хранения документов в перспек-тиве будет преобладать [30, стр. 54].
Эти впечатляющие цифры и данные говорят только о том, что для любого предприятия или организации вопросы автоматизации документооборота и контроля за обработкой информации имеют ключевое значение. Эффектив-ность управления предприятиями и организациями не в последнюю очередь за-висит от корректного решения задач оперативного и качественного формирова-ния электронных документов, контроля их исполнения, а также продуманной организации их хранения, поиска и использования. Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем элек-тронного документооборота (далее по тексту CЭД).
Информация нужна всем: управляющим структурам, коллективам орга-низации, общественным организациям, всем работающим. Невозможно опи-раться только на интуицию, на свой жизненный и практический опыт, необхо-димо получать и осваивать все расширяющуюся информацию,...

Борьба с возрастающим потоком бумажных форм на предприятиях и в организациях ведется в двух направлениях: переход от бумажных форм доку-ментов к электронным и применение все более эффективных технологий из-влечения данных из бумажных форм.
Под электронными формами документов понимается не изображения бу-мажного документа, а изначально электронная (безбумажная) технология рабо-ты предполагает появление бумажной формы только в качестве твердой копии электронной.
Электронная форма документа (ЭД) ─ это страница с пустыми полями, оставленными для заполнения пользователем. Формы могут допускать различ-ный тип входной информации и содержать командные кнопки, переключатели, выпадающие меню или списки для выбора. После заполнения формы ее можно отправить по электронной почте, по факсу или на рабочий стол другого со-трудника. Обычно для этого нужно лишь нажать кнопку, поскольку электрон-ный адрес получателя заранее определен.
Итак, проанализировав документы, существующие в техникуме сегодня, мы пришли к выводу, что существующая в техникуме документация, оформ-лена в соответствии с законодательством РФ. В основном, все документы оформлены на фирменных бланках техникума и имеют все необходимые рекви-зиты: гриф утверждения, наименования, регистрационный номер, должность, фамилию, имя, отчества лица, утвердившего документ, дата утверждения. Так-же можно отметить, что в техникуме имеются не все необходимые документы. Так, отсутствуют положения многих отделов – положение об архиве, положе-ние об информационно-вычислительном центре, положение о хозяйственном архиве. Отсутствует в техникуме и такой документ, как положение об эксперт-ной комиссии, хотя она время от времени и работает в техникуме. Кроме того, в рассматриваемом образовательном учреждении также не разработаны органи-зационные документы, касающиеся деятельности Совета кураторов и библио-теки. При таком количестве документов в техникуме не составляется номенкла-тура дел, поэтому документация не...