Использование оргтехники в работе средней школы

Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от со-здания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачивае-мое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота - оперативное прохождение документа по наи-более короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:
Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) со-ставляет сводки данных об объеме документооборота, где помимо количест-венных данных приводится анализ объема документооборота. Такие сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния доку-ментооборота, его изменений [2, с. 143].
Необходимость использования вычислительной, организационной и ком-муникативной техники в работе с документами предприятия обусловлено сле-дующими причинами:
1. Большой ассортимент продукции (услуг) затрудняет определение поку-пательского спроса и его прогнозирование. Выручка, а, следовательно, и при-быль предприятия зависят от степени удовлетворения фактического спроса. ЭВМ может обеспечить учет реализации, что позволит управлять товародвиже-нием в соответствии с изменяющимся спросом. Это относится и к задачам управления запасами.
Кроме аппаратной совместимости существуют и другие виды совмести-мости: совместимость на уровне операционной системы, программная совмес-тимость, совместимость на уровне данных.
Классификация по типу используемого процессора. Процессор - основной компонент любого компьютера. В электронно-вычислительных машинах это специальный блок, а в персональных компьютерах - специальная микросхема, которая выполняет все вычисления в компьютере. Даже если компьютеры при-надлежат одной аппаратной платформе, они могут различаться по типу исполь-зуемого процессора. Необходимо отметить, что тип используемого процессора в...

Организация и работа с документами охватывает все процессы, относя-щиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установ-ленным правилам информации, необходимой для осуществления управленче-ских действий.
Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, маши-нограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носите-лей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты и др.).
Состав документов определяется компетенцией и функциями организа-ции, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с дру-гими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил до-кументирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспе-чивается применением Государственной системы документационного обеспе-чения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).
Организации, осуществляющие свою деятельность на территории Рос-сийской Федерации, независимо от их организационно-правовой формы, фор-мы собственности получают, обрабатывают, используют, создают, хранят офи-циальные документы, то есть документы, созданные юридическим или физиче-ским лицом, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.
Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке под-разделений и должностных лиц, оказывает положительное влияние на управ-ленческий процесс в целом.
Исключительно прогрессивное развитие средств информационных техно-логий, в том числе и средств вычислительной, организационной и коммуника-тивной техники, позволяет внедрять в практику работы офиса элементы «без-бумажной» технологии. При этом информационный обмен будет осуществ-ляться с помощью электронных коммуникационных средств, хранение, поиск и обработка информации - с помощью средств вычислительной техники, копиро-вание и тиражирование офисной документации - с помощью...

В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит эффективность работы учреждений, предприятий, фирм. С помощью управленческой документации осуществляется планирование, финансирование, распорядительная деятельность аппарата управления, ведется бухгалтерский учет и отчетность и т.п. Во время проведения ревизий проверяют именно доку-менты, поскольку они служат основным доказательством фактов. Роль доку-ментов в различных областях деятельности человека трудно переоценить.
Подводя итоги проведенному в курсовой работе исследованию, необхо-димо отметить, что организация работы с документами предполагает организа-цию документооборота учреждении, хранение документов и их использование влекущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения - это сово-купность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполне-ния или отправки.
В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегист-рируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; доку-менты, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или до-кументы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выпол-няющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.
Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в органи-зацию, и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило, года. Объем документооборота – важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организации важный организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства,...