Специфика документационного обеспечения деятельности кафедры как подразделение вуза (на примере деятельности Волгу)

Управление вузом, как и большинством других учреждений и организаций, осуществляется путем документального оформления решений, при этом используется огромное количество разнообразных видов документов. Вследствие этого характерной чертой документационного обеспечения деятельности вуза является большой объем документопотоков, которые не всегда контролируются должным образом.
Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений. Надежность и качество управления зависят от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов .
Актуальность работы. Повышение уровня организации и эффективности управления, как в ВУЗе в целом, так и каждой кафедры в частности, во многом зависит от того, насколько рационально организовано делопроизводство и насколько профессионально оформляются управленческие решения, прежде всего, каждой кафедры, как первичной структурной единицы учебного заведения, чем гарантируется успех управления в целом. Анализ ситуации в управлении кафедрами высших учебных заведений как сложными социально-экономическими системами показывает, что методы принятия управленческих решений на основе организации работы с документами, сформировавшиеся у большинства заведующих в прежних условиях управления, становятся недостаточными для выполнения усложнившихся управленческих функций. Поэтому, в современных условиях, для повышения эффективности управления необходима оптимизация процессов принятия управленческих решений и методов работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Разработанность темы. Исследованию проблем управления документооборота высшего учебного заведения посвящены труды таких известных зарубежных и российских исследователей как В.В. Боков, Ю.С. Васильев, В.В. Глухов, Ю.П. Господарик,...

В процессе изучения теоретических основ документооборота высшего учебного заведения необходимо отметить следующее: к подразделениям, образующим документооборот на факультете относятся деканат, кафедры, отдел кадров, учебное управление, бухгалтерия, второй отдел и т.д. практически все документы, издающиеся в них и поступающие к ним проходят через канцелярию.
В процессе деятельности кафедры появляются приказы, служебные записки, отчеты, заявления, указания, протоколы, постановления. Также документооборот составляют учебные карточки студентов, личные дела, экзаменационные ведомости и т.п.
Затраты на организацию электронного архива составят: стоимость программного продукта, установка программы на сервер и на компьютеры, находящиеся в подразделениях университета и подключенных к сети, обучение работы с программой.
Внедрение электронного документооборота дает следующие стратегические преимущества:
Главный результат автоматизации документооборота - наведение порядка в работе с документами, существенная оптимизация бизнес процессов, сокращение сроков принятия управленческих решений и повышение эффективности работы организации в целом, а также повышение уровня профессиональной подготовки персонала, роста амбиции сотрудников, культуры использования современных информационных технологий.
Подводя итог теоретическому изучению основ документооборота высшего учебного заведения, можно сказать следующее: автоматизация документооборота, необходима в любой организации, независимо от масштаба и типа собственности. Внедрение системы электронного документооборота нужно начинать уже сейчас, кроме того, если учесть способы решения проблем рассмотренных мною можно добиться внедрения работоспособной системы электронного документооборота и как результат ее использования получить слова благодарности со стороны сотрудников, а также повысить эффективность и оперативность управления в организации.
Во второй главе были рассмотрены такая неотъемлемая и важная часть документационного...