Документ в системе социальных коммуникаций

Введение

Актуальность темы заключается в том, что документ – бесценное средство связи и конечный результат капиталовложений.
Беспорядок в хранении документов – это большой риск потери информации, который может негативно отразиться на деятельности организации.
В каждой организации на составление документов и на работу с документами уходит примерно 60 процентов рабочего времени. Большую часть служебной информации сотрудники организации получают посредством документов.
На основе документов принимаются управленческие решения. Документы во всех случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях. Организации могут понести убытки из-за случайно или умышленно неправильно составленных документов. Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов.
Цель работы – рассмотреть документ в системе социальных коммуникаций.
Исходя из цели, формируются задачи работы:
1. определить сущность, генезис и развитие понятия «документ»;
2. раскрыть соотношение понятий «документ», «информация» и «материальный носитель»;
3. рассмотреть свойства, признаки и функции документа.
Методологической основой для написания работы послужили сборники научных трудов, периодическая литература.

Заключение

В результате документирования деятельности организации создается документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать.
Все официальные документы имеют общие и специальные функции.
Общие функции:
- информационная (документ создают для сохранения информации);
- социальная (документ является социально значимым объектом, т.к. связан с определенной социальной потребностью);
- коммуникативная (документ выступает средством связи между организациями и другими общественными структурами);
- культурная (документ закрепляет и передает культурные традиции).
Специальные функции:
- управленческая (документ является инструментом управления, поскольку специально создан для этой цели);
- правовая (документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе);
- историческая (документ - это источник исторических сведений о развитии общества).
Деятельность организации сопровождается со¬ставлением различных документов, которые включают в себя определенную информацию. Однако при всем их многооб¬разии можно выделить следующие группы документов: организационные документы, распорядительные документы, документы по личному составу, финансово-бухгалтерские документы, информационно-справочные документы, нормативные документы государственных органов, коммерческие контракты или договоры.