Комплектование архивного фонда

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации
в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или
полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия
«управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.
Отдел кадров традиционно представлял собой самостоятельное структурное подразделение предприятия, подчиненное либо руководителю
предприятия, либо его заместителю по кадровой работе. В зависимости от вида и отраслевой принадлежности предприятия, количества и
структуры кадрового потенциала изменилась структура и численный состав самой кадровой службы.
В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и
тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и
потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и
политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения
эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое
управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих
работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая
информация представляется в виде разного рода документов. Исследования показывают, что 75% рабочего времени...

Каждый руководитель трудового коллектива должен учитывать, что документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность
работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо
отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса РФ.
Необходимо учитывать, что сведения о численности, составе работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных
мест не являются сведениями конфиденциального характера. Вместе с другими документами предприятия, например, годовыми отчетами о
финансово-хозяйственной деятельности, документация по личному составу подлежит передаче в государственные архивы для длительного
хранения.
Руководитель предприятия несет персональную ответственность за документированный фонд, образующийся на предприятии, и должен быть
знаком с Основами законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.
Документы по личному составу привлекают внимание не только архивных работников, но и инспекторов труда – сотрудников
Рострудинспекции, органы которые действуют при каждом региональном департаменте по труду. Работники, трудовые права которых
нарушены, должны находить поддержку в органах Рострудинспекции, имеющей сегодня «достаточно рычагов, чтобы заставить каждого чтить
требования законодательства о труде».
Не менее важным для администрации предприятия является использование документов кадровой службы при решении споров с работниками,
особенно при возникновении конфликтов, разбираемых народными судами. Так, значительное место среди трудовых споров, рассматриваемых
судами, занимают споры работников с администрацией о восстановлении на работе.
Трудовые конфликты всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее значение при
этом имеет не только правильное составление содержательной части каждого...