Автоматизированные информационно-поисковые системы архивной службы

Актуальность темы. Архивоведение, или Наука об архивах - сложившаяся уже в XVIII столетии и получившая в новейшее время вследствие
преподавания ее в археологических школах точную обработку, имеет задачею: 1) доставить всем категориям архивов путем научного
разъяснения их существа и значения единство и цельность; 2) привести их к положению учреждений международных или всемирных
посредством разъяснения методов пользования ими и установления сношений между центральными управлениями исторических архивов
различных государств. 3) изложить главнейшие основы правильного, удобного устройства того или другого архива и наилучших методов
хранения актов, составления инвентаря, описей и т. п. Эта часть архивной науки в отличие от первой в немецкой литературе называется
"Archivkunde". Но как все три задачи находятся в теснейшей внутренней связи, то и обе части этой науки составляют одно нераздельное
целое - Науку об архивах.
Основные задачи. Первые две задачи, составляющие содержание первой части науки об архивах, могут быть удачно разрешены путем
историко-сравнительного изучения различного рода архивов в разных странах и параллельного рассмотрения мнений и положений,
высказывавшихся писателями, из коих большее число были техники-архивисты.
Научное обоснование. Первые стремления разобрать сохранившиеся от средних веков в многочисленных хранилищах-архивах акты
привели к необходимости ознакомиться с дипломатикою и палеографиею. В XVIII ст. стали появляться пособия для той и другой: Maбильона -
"Diplomatique th e orique", Словарь Дюканжа (Ducange), Плюша (M. Pluche), "Spectacle de la nature". Но особенно важные услуги в этом
отношении оказали труды ученых бенедиктинцев, этой замечательной конгрегации de St. Maure. Изданный ими в половине XVIII ст.
капитальный труд по дипломатике, а отчасти и палеографии, "Nouveau Tr aite de diplomatique the orique", послужил основанием для
составления различных руководств по устройству архивов, разбору актов и...

Основной функцией всех архивов является обеспечение сохранности документов, т.е. "обеспечение физической сохранности документов и
их учет". Комплекс взаимосвязанных работ, проводящийся в архивах, включает: создание оптимальных условий хранения документов;
размещение документов в хранилищах и их топографирование; соблюдение порядка выдачи дел из архивов; учет документов, проверка их
наличия и состояния; выявление уникальных и особо ценных документов и создание на них страхового фонда.
Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их
поиск. Учет документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам проводить планомерное комплектование в
соответствии с их профилем и является основой планирования работы госархива .
Учету подлежат ВСЕ документы, хранящиеся в архиве.
Основными единицами учета в архивах являются: архивный фонд (или архивная коллекция), единица хранения. Кроме основных единиц
учета в архивах, хранящих традиционные документы на бумажной основе, могут учитываться документы отдельных категорий дел (личные,
следственные и др.) и особо ценные документы; обязательному учету подлежат также все листы дел постоянного хранения. Особо ценные
документы учитываются в соответствии с правилами. Учет листов дел постоянного хранения закрепляется листом-заверителем и
указанием количества листов в описи дел. Неописанные документы учитываются по количеству листов.
Государственный учет документов организуется на основе трех принципов: централизации, преемственности учетных документов на всех
стадиях работы, динамичности.
Учет в государственных архивах ведется централизованно и в каждом архивохранилище. Для учета используются формы основных
учетных документов и вспомогательная учетная документация. Если основные учетные документы определены правилами работы
госархивов, то вспомогательные документы разрабатываются каждым архивом самостоятельно, исходя из его...