Новые информационные технологии при обработке документов

Современная тенденция значительного роста объемов информации приводит к тому, что приходится получать, обрабатывать и хранить документы в большем количестве, чем раньше. Традиционные методы работы с документами становятся при этом малоэффективными.
Так, например, подсчитано, что около 15% документов при работе теряются и на их поиски уходит до 30% рабочего времени сотрудников, отвечающих за обработку документов. При этом безвозвратная потеря даже части информации может обернуться значительными убытками.
Для организации коллективной работы с бумажным документом необходимо его многократное (до 19 раз!) копирование, доставка в различные структурные подразделения, проведение специальных совещаний, согласований, что отнимает немалое количество времени.
Другая проблема связана с продолжительным временем поиска необходимой информации по запросу в архивах бумажных документов. Тогда как при работе с электронными документами время поиска документа, а, следовательно, время ответа на запрос значительно меньше.
По экспертным оценкам применение новых информационных технологий по обработке документов в компании способствует росту производительности труда сотрудников на 25-50%, а время обработки одного документа сокращается более чем на 75%.
Новые информационные технологии обработки документов внедряются на предприятиях с целью создания единого информационного пространства предприятия, где документы не ассоциированы с местом их хранения и поэтому легкодоступны, а также для высвобождения сотрудников предприятия от ручной работы с документами.

На сегодняшний день очень многие управленцы понимают, что успеха фирма или организация может достигнуть не только тогда, когда она будет хорошо спланирована и управляема, но и тогда, когда внутри организации будет производиться оперативная, своевременная, правильная работа со всей документацией, выработанной в процессе ее деятельности.
За время своего существования информационные технологии обработки документов прошли длительный путь развития не только в области программных продуктов или архитектуры систем, но и в области интеграции компьютерных технологий и бизнес-процессов. Изначально созданные для автоматизации рутинных процессов компьютерные технологии стали решающим фактором, определяющим сами бизнес-процессы. Сейчас уже очень трудно представить современный офис не только без компьютера, но и без специальных программ, позволяющих автоматизировать всю работу с документацией. Можно сказать, что на сегодняшний день базовая функциональность этих программных продуктов всех наиболее известных производителей соответствует основным требованиям российского делопроизводства и обеспечивает реализацию всех основных делопроизводственных операций. Поэтому при выборе того или иного программного продукта основное внимание обращается на детали, особенности функционирования и настройки того или иного ПО.
Как итог этого можно увидеть, что практически все организации, даже большие приверженцы бумажного документооборота в офисе, перешли на новый уровень развития компьютерных технологий, стали использовать электронный документооборот. С каждым годом он принимает все большие размахи, но, несмотря на это, все-таки еще активно используется бумажное дело. Это приводит к смешению технологий бумажного и электронного офиса.
Период смешения технологий заведомо конечен, и повсеместное внедрение полноценного электронного документооборота исторически неизбежно. Однако очень многие компании-производители стремятся обеспечить эффективность деятельности своих клиентов и на этом...