Корреспонденция, ее систематизация в работе секретаря

В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит эффективность работы учреждений, предприятий, фирм. С помощью управленческой документации осуществляется планирование, финансирование, распорядительную деятельность аппарата управления, ведется бухгалтерский учет и отчетность и т.п. Во время проведения ревизий проверяют именно документы, поскольку они служат основным доказательством фактов. Роль документов в различных областях деятельности человека трудно переоценить.
В результате административной деятельности любой организации или учреждения накапливается разнообразная корреспонденция. Корреспонденция группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности. При этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
В современных условиях для повышения эффективности управления в организации необходимо совершенствование работы с корреспонденцией, так как принимая решение, которое может затрагивать все уровни организации, как в нем, так и вне его, специалист должен опираться на информацию, на служебный документ.
Следует отметить, что систематизация клорреспонденции влияет на эффективность работы аппарата управления, организацию и условия труда работников. От того, насколько эффективно ведется систематизапция корреспонденции, зависит успех управленческой деятельности организации.
Всё это подтверждает актуальность данной темы курсовой работы. Изученность данной темы оставляет желать лучшего.
Цель дипломной работы – разработать предложения по совершенствованию систематизации корреспонденции на рабочем месте секретаря в ООО «Энергомонтаж».
Согласно цели курсовой работы, мы поставили перед собой следующие задачи:
- дать...

При приеме корреспонденции секретарь руководителя должен проверить правильность доставки, целостность упаковки, соответствие номеров документов. Кроме того, секретарем регистрируется вся поступающая и исходящая корреспонденция, при этом документы регистрируются независимо от способа их доставки. Регистрационный номер присваивается каждому исходящему и входящему документу при его регистрации в соответствии с принятой системой индексации.
При систематизации корреспонденции в организациях используется обычно несколько признаков. Признаки группировки корреспонденции отражаются в названии создаваемого дела. Для обеспечения правильного формирования дел на предприятии составляется номенклатура дел.
Систематизировать - значит распределить элементы объекта (документной информации) по признакам родства, сходства, т. е. классифицировать и типизировать их. На практике простейшей классификацией документов является группировка их в определенные предметные комплексы, так называемые «дела».
В курсовой работы мы проанализировали работу с корреспонденцией секретаря руководителя рассмотрели возможности систематизации корреспонденции в ООО «Энергомонтаж».
Корреспонденция, поступающая в организацию, проходит первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Прием корреспонденции, производится секретарем руководителя данного предприятия. Предварительное рассмотрение корреспонденции секретарем руководителя проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством, и направляемые непосредственно в структурные подразделения ответственным исполнителям.
В ООО «Энергмонтаж» используется одна форма регистрации корреспонденции - журналы. Следует отметить отсутствие на предприятии карточной и автоматизированной (электронной формы) регистрации корреспонденции.
Систематизация корреспонденции в ООО «Энергомонтаж»...