Совершенствование организации документального обеспечения управления сервисного центра по ремонту бытовой техники

Переход к экономике рыночного типа ставит вопрос о создании соответствующих современным условиям единых норм и требований к системе документационного обеспечения управленческой деятельности. Повышение значения экономического фактора и юридической силы документов в управлении делает актуальными исследования ученых и эксперименты практиков в области управления документацией, направленные на отход от традиционного примата делопроизводства, от классического деления документации “по системам” и на переход к созданию высокоэффективных, использующих современные технико-технологические достижения систем управления всем комплексом информационно-документационных ресурсов при достижении стратегических и оперативных целей управления в любых организациях, особенно в государственном аппарате управления.
Управление документацией складывается из четырех основных составляющих, которые в совокупности позволяют достигнуть эффективности “документальной” деятельности и способствовать развитию организации за счет систематического использования документированной информации. Элементы управления документацией охватывают полный жизненный цикл документов.
1. Создание документов. Этот элемент понимается как установление необходимого перечня используемых документов, их названий и функционального назначения, проектирование форм документов, наблюдение за их использованием, применение современных информационных технологий для составления документов.
2. Хранение и использование документированной информации. Этот элемент понимается как формирование дел (в российской терминологии), создание файлов и систем поиска документов и информации, развитие систем передачи информации, телекоммуникаций, копирования и тиражирования документов; создание центров хранения документов или административных архивов (в российской терминологии — текущие архивы).
3. Передача документов на постоянное (государственное) хранение. Этот элемент понимается как составление перечней документов со сроками хранения, оценка...

Таким образом, по результатам проведенного исследования можно сделать определенные выводы.
Государственный стандарт 6.30-2003 распространяется на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., вошедшей в состав Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) по классу 020000. Детально, путем перечисления, сфера распространения стандарта не установлена. Ориентация на документы, включенные в ОКУД, свидетельствует о том, что правила оформления в равной мере относятся к документам как государственных организаций, так негосударственных структур. Как и ранее, стандарт устанавливает состав реквизитов документов. требования к оформлению реквизитов, требования к бланкам документов.
При анализе организации документационного обеспечения управления ООО «Берингов пролив сервис» были выявлены следующие недостатки.
В ООО «Берингов пролив Сервис» отсутствует специальное подразделение, занимающееся документационным обеспечением управления.
Сотрудники сервисного центра сами занимаются оформлением документов, что приводит к потере их профессионального времени, а также к нарушениям в оформлении самой документации.
Серьезным нарушением в ведении делопроизводства является отсутствие каких–либо нормативно–методических материалов, регламентирующих работу с документами:
- нет инструкции по делопроизводству, должностных инструкций секретарям;
- не используются общегосударственные нормативы по оформлению документов и ведению делопроизводства: ГОСТы, ГСДОУ, «Основные правила работы ведомственных архивов» и «Перечень документов со сроками хранения»;
- документы хранятся децентрализовано, что затрудняет учет, контроль исполнения, обеспечение сохранности, а также справочно–поисковую работу по документам.
Из проведенного анализа следует, что:
- документы в ООО «Берингов пролив Сервис»...