Организация работы с документами

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации
в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или
полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия
«управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны. Не случайно авторы, изучающие эволюцию
управленческой мысли, начинают отчет от шумерской письменности на глиняных табличках, датированных третьим тысячелетием до нашей
эры. Эти первые документы содержат информацию о коммерческих сделках и законах Шумера, являясь доказательством существования
делопроизводства и практики управления еще в древнем мире. Решение проблем управления документацией в современный период прошло в
развитых странах два основных этапа, Первый этап 1970-1980гг. В это время большинство авторов считали, что «бумажное управление» не
нужно и устарело. Однако второй этап делопроизводства показал, что «бумажный» поток увеличивается, и делается вывод, что
существование традиционного делопроизводства и обработки документов на ЭВМ будут весьма продолжительными.
Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения
исполнения и отправки.
Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным
доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими
судами.
Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов документов. Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном
носителе информация, имеет юридическую силу.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на
производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным
элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для
повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое
управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих
работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая
информация представляется в виде разного рода документов. Исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций
тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу.
Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных
производственных целей предприятия.
Неважно на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными
документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.