Организация служебной переписки

Успех в деятельности любой организации, коммерческой фирмы или предприятия неразрывно связан с культурой поведения и этикетом. Все действия руководителя, сотрудников должны непременно учитывать правила хорошего тона и соответствовать ситуации.
Подсчитано, что почти 50% времени на работе приходится на знакомство с бумагами, почтой. Но это необходимо, так как грамотная деловая переписка может значительно увеличить оборот фирмы, ускорить взаимодействие разных служб и отделов.
Приступая к составлению официального письма, мы никогда не задумываемся о том, что эта практика восходит еще к древности. Языковые формулы, виды, разновидности официальной корреспонденции, формуляры, способы, оформления и работы с ней создавались веками. Многие виды писем имеют тысячелетнюю историю.
Связь между деловыми партнерами это не только личные встречи, деловые переговоры, конференции, но и повседневные отношения, которые, как правило, оформляются перепиской.
Деловая переписка является одним из важных каналов связи предприятия с внешним миром. Через письма осуществляется обмен информацией, делаются предложения, ведется переговорное общение, и т.п. Иногда информационно-справочная документация просто подтверждает факты, события, которые нужно лишь принять к сведению.
Таким образом, служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, факсу или другим способом.
Цель курсовой работы рассмотреть организацию деловой переписки на предприятии.
Объект исследования ООО «Столица»
Задачи курсовой работы
Дать общую характеристику служебной переписки;
Провести анализ и оценку системы документационного обеспечения в ООО "Столица";
Дать рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения деятельности ООО "Столица".
Структура курсовой работы состоит из введения, трех глав, заключения и списка литературы.

Успех в бизнесе во многом зависит от его правильной организации. И руководителям, и рядовым работникам следует знать, что такое делопроизводство.
Любая организация, независимо от формы собственности и особенностей, создает в процессе своей деятельности самые разные бумаги. Это могут быть и приказы, и письма, и протоколы, служебные записки. Все они относятся к организационно-распорядительной документации.
Документация может различаться по своим функциям, предназначению, содержанию, степени засекреченности и доступности информации. Факторы адресации позволяют классифицировать ее на межорганизационную и внешнюю. Первую, которая не выходит за рамки одного учреждения или организации, и ведется между ее участниками, называют служебной.
Вторая – внешняя документация – осуществляется между организациями различного типа, отдельными должностными лицами, не состоящими в непосредственном подчинении по отношению друг к другу.
Анализ документов ООО «Столица» позволил выявить все виды документов в компании, преобладающие документопотоки, рост документооборота. Проведенный анализ исследования документационного обеспечения деятельности, позволил сформулировать определенные выводы и получить ряд результатов.
Документы, участвующие в документообороте ООО «Столица», делятся на внутренние, входящие и исходящие. Преобладающим является внутренний. В процессе деятельности компании появляются новые виды документов: служебные записки, отчеты, протоколы, постановления. Документопотоки за несколько лет увеличились на 47,95%.
Следует отметить, что в компании отсутствует централизованное архивное хранение, что привело к загроможденности офисного помещения, потери и порчи документов, иногда необходимых в работе организации. Отсутствует в компании локальный акт, который бы регулировал этот процесс.
Было установлено, что первоначальная обработка документов в компании осуществляется традиционным журнальным способом. Увеличение количества документов и появление новых функций привело...